Office 2010: New Features

1. Built-In Screen Capture Tool:

A really handy addition & at the same time a beautiful implementation of the same. Word & Powerpoint both have the ‘Screenshot’ feature under ‘Insert’ & the useful part is that it caches screen shots of the currently open windows for one-click insert. At the same time also gives you the marquee select option. Screen shot of the ‘Screenshot’ feature:

2. Background Removal Tool (for images):

This is a feature that I’m sure quite a lot of us will be using. A neat addition to picture properties is ‘Background Removal’. To show you the power of this tool, here is an image that I inserted into a Word 2010 document:

And after using the tool this is what I got:

NOTE: No use of Photoshop AT ALL!

The tool also let’s you have certain amount of background left with edges & effects, screen shot:

Here is the Background Removal tool options tab:

3. Protected Mode:

I found this to be a good addition as a feature. Every time you download a document from the internet & open it, Word 2010 will open it in a ‘Protected mode’ that won’t allow you to edit the document unless you enable editing of the document. Screen shot:

You can edit which file types are to be opened in the protect mode from the Trust Centerpanel. Screenshot:

4. New Smart Art Templates:

I gotta admit, I love ‘Smart Art’. It’s right up there amongst the best features in Office & in Office 2010 there are new templates added. Existing categories have new templates & there’s a new category as well. Screen shot:

5. Author Permissions:

As I had talked about co-authoring a document & collaborating over the Internet will be one of Office 2010’s USPs, the ‘Protect Document’ option under ‘Review’ in Office 2007 has now been renamed to ‘Restrict Editing’ & a new tab titled ‘Block Authors’ has been added. Screen shot of the option in Word 2007 & Word 2010 side-by-side:

6. Completely Revamped Options Under the Office Button:

Office 2010 has introduced a huge a change in the document options that are presented to you under the Office button. One of biggest pains was the meta-data that can be added in a document. Quick access to permissions, document meta-data under document info. With Office 2010 you now have the option of saving your document to a SharePoint location as well. Screen shot:

7. A Kick-Ass Print Control Panel Under the Office Button:

This is a fantastic addition, clicking ‘Print’ under the Office 2010 button opens a plethora of printing options. No need go through a ‘Print Wizard’ you can select all your print options from here & hit print. Screen shot:

8. Jumplists in Outlook 2010:

As you’ll might have seen, Outlook 2010 now makes use of Windows 7’s Jumplist feature for quick access to certain processes. Screen shot:

9. New Splash Screen

You don’t really figure out the awesomeness till you see the close & minimise options & the sleek animation.

UPDATE:

10. Powerpoint Gets Word 2007′s Equation Editor & New ‘Action’ Tab

Martin asked in the comments whether Powerpoint 2010 now has the Equation Editor & yes it does. Along with it, there is another tab – ‘Action’ which allows you to configure mouse-click or mouse-hover action of objects. Options include running a Macro or a program amongst others. Screen shot:

PS: I haven’t touched Excel, Access & others yet!

Update #2:

Have been lazing around about updating this post but here are some new features in Powerpoint 2010:

11. Broadcast Presentations To Your Clients:

I say this is one sweet feature! Now you can broadcast your presentations by sending the intended viewer a URL, this works along with Office Live Workspaces & you need an account of the same. Screenshot:

12. Record Slideshows As Videos!

Well, don’t know why this wasn’t there in O2003 or O2007. Screenshot:

13. Inserting & Editing Videos Is Painless & Fun:

I’ll be honest, I never really enjoyed inserting videos in my presentations ‘coz it wasn’t a pleasant experience. It sucked. Not anymore, check out these options, screenshot:

14. Compress Media While Saving Presentations

As shown above, the all new file menu, known as — Backstage gives you options to compress the media files inserted in the presentation to reduce file size, it even gives an esitmate of the presentation size. Screenshot:

15. New Animations & Slide Transitions

My favorite from the new ones is the Gallery transition effect. Another addition to transitions is that the % can be defined. Screenshots:

 

16. Save File Notification

When closing an unsaved file Office 2010 now lets you know that it has auto-saved a draft. Screenshot:

17. New Icons:

18. Hide Ribbon:

With Office 2010, a cleaner interface has been worked upon. There is now a single-click show/hide option for the Ribbon. Screenshot:

What’s New Inside Microsoft Office 2010

Microsoft Office 2010 – What’s New

Here’s a quick visual guide to some of the new features of Microsoft Office 2010 that you’re likely to find useful once you get access to the software.

#1. Save Office Documents to the Cloud

With Microsoft Office 2010, you can directly upload documents to your Windows Live SkyDrive account and access them from any other computer.

SkyDrive provides 25 GB of free online storage and, since the service is integrated with Office Web Apps, you can view and edit these documents anywhere in the web browser without requiring Microsoft Office (even on a Mac).

#2. Embed Web Videos in your Presentations

With Office 2010, you can easily embed video clips from the Internet into your PowerPoint presentations just the way you embed Flash videos in regular web pages. Just copy the embed code from YouTube (or any other video sharing site) and paste it anywhere on the slide.

#3. Quick Steps in Outlook

Gmail includes a useful feature called Send and Archive that performs multiple tasks. When you click this button, it will first send the reply and then archives the thread with one click.

With the new Quick Steps feature in Outlook, you can create a sequence of commands (Send & Archive is just one example) and apply them to any Outlook item with a click. For instance, here’s a quick step for “Send and Delete” which would delete the email from your inbox after you’ve replied.

#4. Built-in PDF Writer

All Office 2010 programs include a built-in PDF writer to help you save documents into the PDF format with a click. Earlier, you had to download an add-on separately but now PDF support is native.

#5. Document printing made simple!

With Office 2010, Microsoft has completely revamped the print dialog and it’s a tremendous improvement. For instance, you can tweak printer settings (like page margins, etc.) and preview the changes side-by-side.

#6. Broadcast Slideshows within PowerPoint

This is probably my favorite new feature of PowerPoint 2010. You can deliver live presentations over the web from within PowerPoint and anyone in the world can view your presentation using a web browser. It just works.

#7. Video Editing meets PowerPoint

Do you want to trim some parts of a video clip before using it in your presentation? Or do you want to apply professional styles to a video (like reflection coupled with 3D rotation) so that your audience stay glued longer? Well, that’s easy because PowerPoint 2010 now includes some very powerful video editing features.

#8. Distribute your slides as video

PowerPoint 2010 can convert your presentation into a video file that you may upload on to YouTube or distribute on a portable media player like the iPod. The video conversion happens in the background so you can continue using PowerPoint while the video is being created.

#9. Built-in Screen Capture

All Office 2010 programs now include a screen clipping utility to help you quickly capture any area of the desktop screen. The tool will automatically take screenshots of all open applications on your desktop (that are not in minimized state) and you can insert them directly into your document or presentation.

#10. Outlook gets social

When you open an email message inside Outlook 2010, it will show you related information such as email attachments, pictures, meeting requests and all previous email messages that you may have exchanged with that person (something like Xobni).

There’s a green add button that lets you “add that person to your online social networks from Outlook” but the service isn’t live yet. Until then, you can use these add-ons to make your Outlook more social.

Cách trích nguồn trong Word 2007

Mới tìm ra một bộ style trích nguồn cho Word 2007 cực ngon nên phải chia sẻ ngay cho anh em. Với cái này thì có thể để LaTeX yên nghỉ được rồi.

Xem hướng dẫn cài đặt và tải xuống ở đây (chỉ nên tải BibWord styles thôi). Trong này có IEEE là style thường thấy trong các paper.

—————-

Phần này dành cho ai chưa từng xài tính năng citation trong Word 2007. Trước hết xem hình đã.

Nếu gõ cái đoạn vừa rồi bằng tay thì vừa xấu vừa mất công, mà mỗi lần trích dẫn phải tra lại, còn xóa hoặc chèn thêm thì chắc là không tưởng (ví dụ sửa [4] thành [3] đồng nghĩa với việc phải lục lại toàn bộ tài liệu).

Thêm nguồn tham khảo

Vào References > Manage Sources (trong cụm Citations & Bibliography). Nó ra cái bảng này:

Muốn thêm thì chọn New. Dễ tới mức không cần hướng dẫn thêm. Có mấy “Type of Source” hay gặp là “Book”, “Web site”, “Report”, “Conference Proceedings”, v.v

Có một chú ý nhỏ là để nhập tên tác giả nên dùng chức năng “Edit” để nhập riêng tên, họ, chữ lót. Chức năng này cũng cần thiết khi phải nhập nhiều tác giả.

Chèn trích dẫn

Với Style IEEE, có một chú ý nhỏ. Nếu trích dẫn cùng lúc nhiều nguồn, thì thay vì để “[1][2]” thì nên để là “[1, 2]” bằng cách chèn “[1]” rồi để con trỏ vào trong “[1]” chèn “[2]”. Nó sẽ tự chuyển thành “[1, 2]”.

Tạo danh sách

Duyệt file theo thẻ trong các ứng dụng MS Office với Office tabs

Trong một bài viết trước đây mình đã từng giới thiệu với các bạn cách sử dụng Intellitabsđể duyệt file theo tab trong MS Word, Excel, PowerPoint. Tuy nhiên để sử dụng bạn phải cài riêng Intellitabs cho từng ứng dụng trên. Bài viết này xin giới thiệu với các bạn một cách mới để duyệt file theo tab, chỉ cần cài một phần mềm duy nhất để sử dụng cho cả 3 ứng dụng trong bộ MS Office.

Trước hết bạn tải Office tab tại đây. Sau khi cài đặt thành công, bạn khởi động chương trình và thực hiện các tùy chỉnh nếu muốn.

Các tùy chọn bao gồm:

• Enable tab: Cho phép hiển thị tab trong ứng dụng.
• Enable Leftbutton Doubleclick to close Document: Cho phép đóng tab bằng cách nháy đúp chuột trái.
• Shortcut to switch Tabbar indicate: Phím tắt ẩn hiện thanh tab.
• Shortcut to switch label: Phím tắt chuyển đổi qua lại giữa các tab.
• Layout: Chọn hình thức hiển thị tab (theo độ rộng qui định hoặc hiển thị theo độ dài của tên file).
• Colour: Qui định màu sắc cho tab.
• Position: Chọn vị trí hiển thị tabbar.

Bạn cũng có thể thực hiện tùy chỉnh ngay trong ứng dụng bằng cách bấm chuột phải vào một tab bất kỳ.

So với Intellitabs thì Office tabs cũng là một lựa chọn đáng để bạn thử nghiệm. Hãy cài đặt và sử dụng ngay thôi.

Vài mẹo nhỏ giúp cải thiện kỹ năng xử lý văn bản

Soạn thảo văn bản là một kỹ năng cần thiết đối với một người làm công việc văn phòng. Ở đây tôi không đề cập tới vấn đề nội dung vì đó là khả năng của từng người. Nếu bạn thường xuyên sử dụng các phần mềm trong bộ MS Office để soạn thảo văn bản thì bạn nên biết một vài thủ thuật nhỏ dưới đây. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức cũng như tính chuyên nghiệp. Khi đọc qua rất nhiều bạn sẽ thấy nó quá quen thuộc nhưng tôi tin rằng cũng có rất nhiều người chưa hề biết nó có tồn tại. Bài viết này dành cho MS Office 2003.

Tham số in trong Word
Nếu bạn đã từng làm một bài tiểu luận hay luận văn tốt nghiệp thì bạn sẽ thấy sự tiện lợi khi sử dụng Section (Insert, Break…). Chức năng này giúp bạn chia tài liệu thành nhiều vùng khác nhau. Qua đó bạn có thể áp dụng những cách định dạng khác nhau cho từng vùng (Tạo header, footer khác nhau cho từng phân vùng; đánh số trang từ số 1 cho mỗi phân vùng…)

Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng các tham số đặc biệt khi in của Section nhằm đơn giản hóa việc in ấn. Tham số có dạng PxSy – trong đó P viết tắc bởi chữ Page, S viết tắc bởi chữ Section, x,y là đại diện cho số thứ tự của Page và Section.

Các tham số này ta gõ vào tuỳ chọn Pages trong hộp thoại Print và không phân biệt chữ thường với chữ hoa.

+ S1 : In toàn bộ các trang của phân vùng Section 1.
+ P1 : In trang 1 của tài liệu
+ P1S1 : Chỉ in trang 1 của Section 1
+ P1S1-P5S6: In từ trang 1 của Section 1 đến hết trang 5 của Section 6.
+ PS3: In tất cả các trang trong Section 3
Để xác định trang hiện thời đang ở Section mấy bạn nhìn xuống góc trái màn hình.

Lưu ý: Nếu như chúng ta kết hợp hai tham số S và P khi in thì tham số P luôn đứng trước tham số S, nếu không bạn sẽ nhận được thông báo “This is not a valid print range”

In đường dẫn của file

Nếu tài liệu của bạn thuộc diện chia sẻ hay đơn giản là để dễ nhớ trong việc quản lý, bạn muốn in cả đường dẫn tới nơi lưu tài liệu thì cần làm thế nào?
Trong Word bạn vào View, Header and Footer, bấm vào mũi tên trong mục Insert auto text, chọn File name and path.

Chuyển mã văn bản
Tôi thường sử dụng font Unicode để soạn thảo văn bản bởi tính phổ dụng của nó. Tuy nhiên nhiều nơi vẫn sử dụng .vnTime hay VNI. Việc chuyển đổi qua lại giữa các mã font cũng rất đơn giản, hầu hết các bộ gõ đều có tính năng chuyển mã font. Ở đây mình minh họa với Unikey. Mình cũng khuyên các bạn nên dùng Unikey bởi nó có nhiều tính năng rất tốt mà lại miễn phí. Bạn có thể tải bản Unikey_4.08 tại đây.
Trước tiên bạn mở file văn bản cần chuyển mã, copy toàn bộ nội dung văn bản. Bấm chuột phải vào biểu tượng Unikey trên Taskbar, chọn “Công cụ”. Một cửa sổ hiện ra bạn đánh dấu kiểm vào “Chuyển mã clipboard”. Chọn mã nguồn và đích cho phù hợp sau đó chọn chuyển mã. Một thông báo hiện ra bạn chọn OK. Mở một tài liệu mới và paste nội dung văn bản vào đó.

 

Trên đây là vài thủ thuật nhỏ giúp bạn cải thiện kỹ năng xử lý văn bản. Mình sẽ tiếp tục cập nhật những tiện ích khác trong các bài viết sau.

Thiết lập font mặc định trong Office 2007

Việc thiết lập font mặc định trong Office 2007 có hơi khác một chút với các phiên bản trước nhưng cũng khá đơn giản.

Với MS Word
Trong tab Home, bấm tổ hợp phím Ctr+D hoặc bấm vào hình mũi tên nhỏ ở mục Font

Một cửa sổ mới hiện ra, bạn lựa chọn loại font, cỡ và chọn Default.

Với MS Excel
Bấm vào Office button, Popular, thay đổi font theo ý muốn trong mục When creating new workbooks.

Sau đó nhấn OK, khởi động lại Excel để thấy kết quả.

Với MS PowerPoint
Việc thay đổi font mặc định trong PowerPoint hơi khác so với Word và Excel vì nó phụ thuộc vào template mà bạn sử dụng. Trước khi tiến hành tạo một Presentation mới thì bạn nên chọn font mặc định.

1. Font mặc định cho Text box
Tạo một text box bất kỳ.

Sau đó bấm chuột phải vào Text box vừa tạo, chọn loại font, cỡ, màu sắc, căn lề, đường viền… rồi chọn nó làm mặc định. Tất cả các Text box bạn tạo sau này trong file đều sẽ có định dạng như vậy.

2. Font mặc định trong slide
Bạn chỉ cần thực hiện thao tác thay đổi font mặc định trong Slide master.
Trong tab View, chọn Slide Master. Tìm tới mục font để lựa chọn font phù hợp. Nếu không có trong danh sách thì chọn Creat New theme font.

Cách trình bày tốt trong hội nghị

hỉnh thoảng nhận được thư của các bạn từng theo học trong những workshop về “kĩ năng mềm” làm tôi … ấm lòng. Mấy lần trước, tôi đã chia sẻ với các bạn về những trường hợp mà học viên ứng dụng thành công những gì tôi hướng dẫn, hôm nay xin trích một thư của một học viên thành công, và cũng nhân cơ hội này trả lời ngắn cho em ấy luôn.

 

Email viết (trích):

Em là L, đã tham gia 2 workshop của Thầy tại Tp.HCM, những workshop của Thầy rất bổ ích và “đúng” vào thời điểm em đang cần. Sau workshop viết bài báo khoa học, em đã có 1 accepted paper, mới đây, workshop về trình bày báo cáo trong hội nghị, em có đặt câu hỏi cho thầy, lúc đó em đang băn khoăn có nên tham dự hội nghị KH & trình bày bài accepted paper của mình được không, lúc đó em cũng đang xin tài trợ kinh phí đi dự hội nghị từ NAFOSTED, bây giờ đã được chấp nhận (trong workshop em có hỏi Thầy về các tổ chức nào có tài trợ cho sinh viên ra nước ngoài tham dự hội nghị). Chỉ có điều họ sẽ chi trả sau khi em đi về, vé máy bay họ đã book cho em, em thấy cũng hơi rắc rối, chi phí tham dự conference, book hotel …

 

Em viết email 1 là muốn cám ơn Thầy, hy vọng sau này có cơ hội học với Thầy vì Thầy chia sẻ rất nhiều kinh nghiệm quý báu, 2 là xin hỏi Thầy kinh nghiệm để em trình bày tốt trong hội nghị, ngày mai là em bay rồi thưa Thầy, vì thời gian cấp bách, Nafosted chấp nhận cách vào đầu tuần này ( thứ 2), cuối tuần em đã bay, ít có thời gian chuẩn bị, nên em chưa thực hành tập nói gì nhiều ạ.

 

Em thường xuyên đọc trang web của Thầy, em nhớ câu: Làm gì thì làm, nhưng không được làm mất mặt người Việt Nam 🙂

Chúc Thầy sức khỏe.

 

Tôi thường đặt ra một mục tiêu cho mỗi workshop tôi làm là phải có outcome. Outcome ở đây có lẽ nên dịch là thành quả. Học viên sau khi xong khoá học phải có thành quả, như công bố được bài báo khoa học (đây là chỉ tiêu tham vọng nhất, nhưng tôi phải đặt ra). Trong quá khứ đã có nhiều em và đồng nghiệp làm được điều này và thế là nâng cao năng suất khoa học cho Việt Nam. Có em làm được chỉ nhờ đọc những bài viết trên web chứ không có điều kiện tham dự trực tiếp trong các workshop. Nói thật lòng, đó là những thành quả tôi lấy làm tự hào và là động cơ để tiếp tục làm những việc như thế này. Có lần tôi nói trong workshop về trình bày là mấy em bây giờ giỏi hơn tôi mấy chục năm trước, vì các em nói tiếng Anh một cách tự tin, biết thực hành đúng bài bản những gì được hướng dẫn. Đó là nhận xét chân tình, chứ không phải “ngoại giao”.   Đây là những người sẽ giúp Việt Nam hội nhập quốc tế về khoa học trong tương lai.

Em L hỏi cách nào để trình bày tốt. Tôi chỉ có thể khuyên nhanh như thế này:

1. Tìm hiểu khán giả trong hội nghị là ai. Nếu là hội nghị quốc tế thì chắc trong khán giả có người là bậc thầy cô của mình, có người cũng như mình (tức nghiên cứu sinh), nói chung là đa dạng, thì em nên tập trung vào nghiên cứu của mình. Cố tránh những slide mang tính lên lớp (vì mình chưa ở vị trí dạy thầy cô mình) hay những kiến thức kinh điển (vì sẽ làm cho người ta cười mình là trẻ con). Nên đi thẳng vào vấn đề, không nên loanh quanh làm mất thì giờ người khác.

2. Xác định “money slide”. Như tôi có nói trong workshop trước, mỗi bài nói chuyện trong hội nghị phải có cái gọi là money slide, tức là slide có dữ liệu quan trọng nhất, dữ liệu định hình cái nghiên cứu của mình. Đó là slide ăn tiền, slide mà khi họ về nhà vẫn còn nhớ đến mình.  Tất cả các slides khác phải được soạn để yểm trợ cho cái money slide.

3. Khi soạn slides, nhớ đến qui ước n x n. Mỗi slide (nếu text) chỉ nên có khoảng 5-6 dòng thôi, và mỗi dòng nên giới hạn 5-6 chữ. Điều chỉnh số chữ bằng cách chọn font size thích hợp. Nhớ chọn font không chân! Nhớ chọn màu cho thích hợp. Nếu phòng rộng thì chọn màu nền là xanh đậm và chữ trắng hay vàng; nếu phòng hẹp thì chọn màu nền là màu sáng (trắng) và chữ đậm. Nếu có thể, cố gắng dùng nhiều biểu đồ và hình ảnh thay vì dùng slides bằng chữ.

3. Thực hành. Nên nhớ mỗi slide chỉ có 1 phút là tối đa. Nếu người ta cho em 15 phút thì em nên có tối đa là 15 slides. Thực hành nói rất quan trọng. Em nên làm như sau:

• Cách hay nhất là em soạn (viết ra) toàn bộ bài nói chuyện. Trong bài nói chuyện, em soạn luôn câu mởi đầu, và những câu quan trọng cho từng slide.
• Soạn xong, em nên học thuộc lòng (nếu được), vì tiếng Anh không phải là tiếng mẹ đẻ nên học thuộc lòng cho … chắc ăn.
• Thực hành nói: em đứng trước kiếng hay gì đó và thực hành nói, xem có đúng giờ không. Khi đã ok, em mời vài đồng nghiệp vào nghe em nói và đề nghị họ theo dõi giờ, theo dõi điệu bộ xem có ok không.
• Không bao giờ chủ quan! Trước ngày trình bày, em nên thức sớm và thực hành (trước khi đi ăn sáng!) Ăn sáng xong thì thực hành khó lắm. Ngay trước khi trình bày em vào phòng Speaker (trong hội nghị quốc tế có những phòng dành cho speakers), xem lại slides xem có hình ảnh nào “trật đường rầy” hay những câu chữ nào cần thêm/bỏ, và thực hành một lần nữa.
• Khi đã ok, em bỏ slide ra, và nghĩ đến tình huống bị cúp điện và em vẫn nói như phây! (Học thuộc lòng rồi, nên chuyện trục trặc kĩ thuật chẳng có vấn đề gì cả).

4. Tập nói. Khi nói, nên nhớ câu đầu là lúc nào cũng cám ơn ban tổ chức và khen thành phố mình đến dự một chút :-). Chẳng hạn như: Thank you, Mr chairman, for your kind introduction. Thank you the organizing committee for giving me an opportunity to come to this BEAUTIFUL CITY and present my work concerning [tựa đề bài báo cáo]. Vạn sự khởi đầu nan: câu mở đầu rất quan trọng. Nếu câu mở đầu trôi chảy, xác suất cao là bài nói chuyện sẽ suôn sẻ. Nếu thành phố em đến có một sự cố nào đó (như Bangkok bị bão lụt chẳng hạn) em nên nói một câu chia buồn với người ta.  Nói được như thế em sẽ gây cảm tình ở khán giả ngay!  Nếu em tự tin khả năng tiếng Anh của mình, có thể nói một câu pha trò để khán giả thức dậy. Dĩ nhiên là nếu chia buồn thì tuyệt đối không được pha trò.

Khi chuyển từ slide này sang slide khác, em nên dùng nhiều kĩ thuật transition như có đề cập trong workshop.  Chẳng hạn như trước khi chuyển sang slide khác, em nói “In the next slide, I will show ..” hoặc “Shown in the next slide is …” và tay thì đã bấm, xong câu là slide hiện lên ngay.  Làm như thế bài nói chuyện của em sẽ trôi chảy, không đứt đoạn một cách buồn cười.  Khi thấy khán giả có người ngủ, em nói một câu vực họ dậy, như I would like to ask you to pay attention to this figure (nói lớn và nhấn mạnh), hoặc this slide is very important, because …, hoặc This result is quite remarkable … Nói bằng giọng nhấn mạnh, chậm nhưng chắc!

5. Câu hỏi. Khi nói xong, em nên có một câu mời gọi người ta đặt câu hỏi. Một cách nói đơn giản là: Thank you for your attention. I would be happy to discuss with you about any point that is not clear in my presentation. Không trốn tránh câu hỏi.  Trước khi trả lời, cám ơn người đặt câu hỏi (thank you for your interesting question). Nếu câu nào khó quá thì nói sẽ bàn thêm hay hỏi trong khán giả có ai biết thì trả lời hộ.  Nếu người hỏi muốn “kiếm chuyện” thì nên bình tĩnh và tỏ ra mình cao hơn họ bằng cách nói rằng “MY VIEW is that …. MY VIEW may not be consistent with yours, but it is consistent with evidence”.  Nhấn mạnh là MY VIEW bằng cách nói chậm và lên giọng. Nếu còn ngoan cố hỏi nữa, thì em nói là chúng ta đồng ý là bất đồng ý kiến (we agree to disagree on this point, thank you).  

 

Nên nhớ là slide cuối cùng phải có cám ơn (acknowledgements). Cần nói thêm là ở VN tôi thấy người ta ít khi cám ơn ai, làm như tất cả dữ liệu là chỉ do họ khám phá ra! Em phải tỏ ra “văn minh” là cám ơn đồng nghiệp và bất cứ ai giúp mình làm được cái nghiên cứu. Ai đó cho tiền em đi dự hội nghị, em phải cám ơn người ta trong slide. NAFOSTED cho tiền thì phải cám ơn họ một cách trịnh trọng. Chẳng những trong slide mà còn phải nói rõ ràng. Cám ơn ban tổ chức đã cho em cơ hội trình bày (ví dụ: I also thank the organizing committee for giving me an opportunity to present my data here in this conference).

Đó là vài lời khuyên nhanh cho em và các bạn. Hi vọng và chúc các bạn một buổi trình bày thành công.

Bài viết được đang trên http://nguyenvantuan.net

Kĩ năng trình bày 6: Cách làm chủ tọa hội nghị

Làm chủ tọa hay chair trong hội nghị khoa học là một nhiệm vụ tương đối nặng nề. Nhiệm vụ này thường được ban tổ chức giao cho những nhà khoa học có uy tín, có “tên tuổi” trong chuyên ngành, hoặc những người cần được nâng đỡ. Một ngày nào đó, các bạn sẽ làm chủ tọa trong hội nghị, và cần phải biết kĩ năng để hoàn thành nhiệm vụ. Bài này sẽ hướng dẫn vài kĩ thuật qua kinh nghiệm cá nhân.

 

Được mời làm chủ tọa hội nghị có khi được xem là một phần thưởng. Trong các hội nghị quốc tế, với hàng chục ngàn người tham dự, hàng ngàn diễn giả, vấn đề đặt ra là tìm ai làm chủ tọa. Ban tổ chức nhiều khi rất nhức đầu chọn người làm chủ tọa. Thông thường, họ chọn (a) những người có tiếng trong lĩnh vực chuyên môn; (b) những “sao” đang lên như là một sự giúp đỡ thế hệ trẻ; (c) những người mới công bố một công trình “nóng” trong chuyên ngành. Không có chuyện chọn “cây đa cây đề” làm chủ tọa. Thật ra, trong vài hội nghị tôi tham gia trong ban tổ chức, nhiều “cây đa cây đề” từ chối lời mời làm chủ tọa vì họ muốn dành chức năng đó cho thế hệ mới. Còn ở Việt Nam, hình như ban tổ chức chọn chủ tọa không theo những qui ước vừa kể.

Thật ra, ngay cả cách làm chủ tọa ở Việt Nam cũng rất khác thường. Trong nhiều hội nghị ở Việt Nam mà tôi tham dự, tôi thấy một số bạn trong nước có cách làm chủ tọa không giống những hội nghị tôi từng có kinh nghiệm ở ngoài. Theo tôi thấy, cách làm ở bên nhà có thể nói rất ư là trịch thượng. Sau khi diễn giả trình bày xong bài báo cáo, người chủ tọa thường tóm lược bài báo cáo, rồi chua thêm vài lời nhận xét (khen có, chê có). Thoạt đầu tôi ngạc nhiên, nhưng sau này dự nhiều hội nghị, tôi mới biết đó là một … truyền thống. Nhưng truyền thống đó không hợp lí. Nhiệm vụ của chủ tọa không phải tóm lược bài báo cáo của diễn giả, càng không phải phê bình hay khen diễn giả. Có lần tôi được nghe một người chủ tọa tóm lược báo cáo của đồng nghiệp tôi ở trong nước mà tôi ngỡ ngàng, vì người chủ tọa rõ ràng không hiểu gì về chuyên môn và càng nói càng sai (sai đến nổi nhiều người lên chỉnh sửa). Thật tình, tôi chưa bao giờ thấy ở ngoài này có ai chủ tọa hội thảo như thế cả.

Vậy chủ tọa một phiên họp nên làm gì? Chủ tọa một phiên họp khoa học là một trách nhiệm không nhỏ. Do đó, người chủ tọa phải nghiêm chỉnh với nhiệm vụ của mình. Nhiệm vụ của người chủ tọa là gì? Với kinh nghiệm cá nhân, tôi có thể nói nhiệm vụ của người chủ tọa là:

• Điều hành phiên họp trôi chảy theo đúng thì giờ ấn định;
• Bảo đảm các hoạt động trong phiên họp tuân thủ theo qui định của ban tổ chức (như nhắc nhở không dùng điện thoại di động, không quay phim, hay … sắp đến giờ ăn trưa!)
• Giúp đỡ diễn giả khi có vấn đề về kĩ thuật (như âm thanh, máy tính, pointer);
• Khơi màu thảo luận.

Chủ tọa không phải phí thì giờ tóm lược bài báo cáo của diễn giả. Nhiều vấn đề rất chuyên sâu, chủ tọa không nên “mang vạ vào thân” với những tóm lược có thể làm trò cười cho khán giả. Tuy nhiên, chủ tọa cần phải chuẩn bị những câu hỏi để hỏi khi khán giả không ai đặt câu hỏi.

Ngoài ra, kinh nghiệm cá nhân tôi cho thấy chủ tọa cần phải tìm hiểu cách đọc tên của diễn giả. Có nhiều diễn giả tên nước ngoài rất khó đọc. Do đó, trước khi bắt đầu phiên họp, chủ tọa nên gặp từng diễn giả và hỏi họ muốn giới thiệu như thế nào, và hỏi kĩ tên họ phát âm như thế nào cho đúng. Đây là phép lịch sự tối thiểu người chủ tọa phải có đối với khán giả và diễn giả.

Mở đầu phiên họp

Chủ tọa phải lên bàn chủ tọa 1 phút trước khi phiên họp bắt đầu. Khi đúng giờ bắt đầu, chủ tọa phải có vài dòng tuyên bố. Có thể dùng những câu sau đây:
Good morning (trước 12 giờ) ladies and gentlemen. My name is Tuan Nguyen, and I want to welcome you all to this workshop on prognosis of fragility fracture. My co-chair is Professor William Smart from the University of Heaven.

Good afternoon (sau 12 giờ)! My name is Tuan Nguyen and this is session 43 on noninvasive diagnosis. Please take a seat and disconnect your cell phones. We have a lot of exciting material to cover in a short time. We will listen to ten six-minute lectures with a two-minute period for questions and comments after each. Afterwards, provided we are still on time, we will have a final round of questions and comments from the audience, speakers, and panelists.

Good morning. For the benefit of time, I think we will proceed with the session on diabetes and bone health. We have an exciting lineup of speakers. However, as many papers have to be delivered, I encourage the speakers to keep an eye on the time.

Good morning. My name is Dr. Tuan Nguyen, from the University of Blah Blah Blah, and I’m going to moderate this session on the application of predictive models. We have an interesting lineup of speakers, and I’m sure you’re all looking forward to hearing what they have to say. However, there are a few points we need to cover before we get started ….

 

Giới thiệu diễn giả

Như đề cập trên, mỗi chủ tọa phải có một danh sách các diễn giả, và biết chắc cách phát âm tên của họ. Sau khi chủ tọa tự giới thiệu và nói về thủ tục phiên họp, là phần giới thiệu diễn giả. Không chần chờ! Không nói lòng vòng! Những câu sau đây có thể dùng để giới thiệu:

Our first speaker is Dr. ABC from XYZ University in Paris, France, who will present the paper entitled “Genetics of fracture”. Please, Dr. ABC!

Please join me to welcome our first speaker, Dr. ABC, from the University of Heaven Medical Center. Dr. ABC’s paper is entitled “Can closer follow up improve cure rates for sequential therapy?”

Nếu speaker là người nổi tiếng, có thể dàn nhiều chữ hơn:

We’ll be getting underway with a talk by one of our field’s most renowned specialists,

Dr. Lien Pham, from ABC University. Dr. Phan trained at Stanford and Berkeley in the States and everybody is sure to be familiar with her work on central regulation of bone formation. He holds the Medici Chair of Endocrinology at the UCLA and is the coordinator of the NOW trial. Today, Dr. ABC will be presenting the paper “We’ve come a long way baby – where we stand and where we’re heading”.

Một cách khác để giới thiệu khách quan và ít khen hơn là như sau:

Our next speaker is Dr. ABC. Dr. ABC comes from Brigham and Women’s Hospital, Harvard Medical School, and his presentation is entitled “Non-operative treatment of OA”.

 

Next is Dr. Peter Flannery from UCLA Medical Center, presenting “Stem cells in hepatic surgery”.

Dr. Mariam Bethlem from the UCSF is the next and last speaker. Her presentation is: “Metastatic disease. Pathways to the heart.”

Khi diễn giả xong bài báo cáo, nhiệm vụ của chủ tọa là nói vài câu mào và mời câu hỏi. Đơn giản nhất là cách nói:

Thank you Dr. ABC for your excellent presentation. Any questions or comments?

Thank you Dr. ABC for your presentation. Are there any questions or comments from the audience?

Hơn một chút là vài chữ bình luận (nhưng như tôi nói không cần thiết trong nhiều trường hợp)

Thanks, Dr. ABC. That was a very comprehensive presentation. Does the audience have any comments?

Thank you very much for your clear presentation on this always controversial topic. I would like to ask a question. May I?

 

I’d like to thank you for this outstanding talk Dr. ABC. Any questions?

Thanks a lot for your talk Dr. ABC. I wonder if the audience has any questions?

 

Giải lao

 

Khi phiên họp dài đến giờ giải lao, chủ tọa phải có vài câu nói vui vẻ và thực tế như:

I think we all are a bit tired, so we’ll have a short break.

The session is adjourned until 4 p.m.

We’ll take a short break. Please do not go far – the session will resume in 15 minutes.

We’ll take a 30-minute break. Please fill out the evaluation forms.

The session is adjourned until tomorrow morning. Enjoy your stay in Ho Chi Minh City.

 

 

Tuyên bố xong phiên họp

Khi phiên họp kết thúc, chủ tọa phải có đôi lời từ giã khán giả và cám ơn diễn giả. Một số cách nói phổ biến là:

I would like to thank all the speakers for your interesting presentations and the audience for your comments. I will see you all at the congress dinner and awards ceremony.

The session is now over. I want to thank all the participants for their contribution. I’ll see you tomorrow morning. Remember to pick up your attendance certificates if you have not already done so.

We should finish up here. We have another group coming in. I look forward to discussing some of these topics with you later on.

 

I’m afraid we have run out of time. It has been a pleasure to share this session with you. I have learned a lot and I am more motivated than ever to learn more about this fascinating subject. I look forward to the publications that will undoubtedly result from the studies you have underway.

 

Quản lí thời lượng

Một nhiệm vụ quan trọng của chủ tọa là phải đảm bảo các diễn giả nói đúng giờ. Quá 1 hay 2 phút còn có thể chấp nhận được, nhưng quá 5 phút là không thể tha thứ, vì đó là một sự thể hiện cực kì mất lịch sự, thiếu tự trọng. Trong trường hợp đó, chủ tọa phải “thẳng tay” nhắc nhở diễn giả, và nếu nhắc 2 lần mà vẫn còn ngoan cố thì chủ tọa có nhiệm cắt bỏ luôn diễn giả. Không nhân nhượng. Có thể nói như sau:

Dr. ABC, I am afraid that your time is almost over. You have 30 seconds to finish your presentation.

Dr. Ho, you are running out of time.

Dr. Russell, we’re going over time. Please finish up.

Nếu sau khi nhắc nhở mà diễn giả vẫn chưa xong hay ngoan cố, thì chủ tọa cắt ngang:

Dr. ABC, I’m sorry but your time is over. We must proceed to the next presentation. Any questions, comments?

We’re out of time, Dr. Ho. We need to move on to the questions.

Dr. Russell, I’m afraid I’m going to have to ask you to stop talking. Your time is up.

Sau đó, giới thiệu diễn giả khác, và nhắc nhở ngay:

Dr. Green, please keep an eye on the time, we are behind schedule.

We are running behind schedule, so I remind all speakers you have six minutes to deliver your presentation.

Cũng có khi phiên họp còn nhiều thời gian để thảo luận. Trong trường hợp đó, ngưởi chủ tọa có thể hỏi khán giả xem có câu hỏi nào khác:

As we are a little bit ahead of schedule, I encourage the panelists and the audience to ask questions and offer comments.

I have a question for the panelists: What percentage of the total number of operations is performed on children at your institution?

 

Khi có vấn đề kĩ thuật, chủ tọa có nhiệm vụ phải báo cho khán giả biết. Sau đây là vài câu nói thông thường:

Khi máy tính không chạy:

I am afraid there is a technical problem with the computer. In the meantime, I would like to take this opportunity to comment about …

The computer is not working properly. Until it is running again, I encourage the panelists to offer their comments about the presentations we have already seen.

 

It seems the computer is on the blink. The hotel staff have informed us that we should have a new one up and running within a quarter of an hour. I propose that we take our break now rather than at 11:30.

Cúp điện:

 

The lights have gone out. We’ll take what will hopefully be a short break until they are repaired.

As you see, or indeed do not see at all, the lights have gone out. The hotel staff have told us it is going to be a matter of minutes, so do not go too far; we’ll resume as soon as possible.

Nhiễu âm thanh:

Dr. ABC, we cannot hear you. There must be a problem with your microphone.

Perhaps you could try this microphone?

Please, would you use the microphone? The rows at the back cannot hear you.

Can somebody please help Dr. Lin with her microphone. It doesn’t seem to be working properly.

Khi diễn giả có vẻ thiếu tự tin, chủ tọa cũng nói vài câu … động viên và nhắc nhở:

Khi nói chẳng ai nghe được:

 

Dr. ABC, would you please speak up? It is difficult to hear you.

Dr. ABC, please speak up a bit. The people at the back cannot hear you.

Nếu diễn giả quá hồi hộp:
Dr. ABC, take your time. We can proceed to the next presentation, so whenever you feel OK and ready to deliver yours, it will be a pleasure to listen to it.

 

Nói tóm lại, làm chủ tọa là một vinh dự, và người chủ tọa phải tỏ ra có trách nhiệm. Một cách thể hiện trách nhiệm là đảm bảo phiên họp diễn tiến một cách trôi chảy, nói năng tử tế, lịch sự với khán giả và diễn giả. Làm chủ tọa một phiên họp thành công là một kinh nghiệm cá nhân rất khó quên. Hi vọng những mách bảo trên đây giúp các bạn trong việc làm chủ tọa trong một hội nghị trong tương lai.

Các bài trước:

Bài 1: Chỉ dẫn cách trình bày powerpoint trong hội nghị khoa học

Bài 2: Cách soạn powerpoint slide

Bài 3: Cách nói trong hội nghị khoa học

Bài 4:Cách mô tả biểu đồ, hình ảnh và bảng số liệu

Bài 5: Cách ứng đáp trong hội nghị khoa học

Bài 6. Điệu bộ

Kĩ năng trình bày 5: Cách ứng đáp trong hội nghị khoa học

Một báo cáo khoa học lúc nào cũng có phần vấn đáp (question – answer session). Đây là phần quan trọng không kém phần nội dung, vì nó có thể đưa diễn giả lên vinh quang hay tiêu hủy công trình của mình. Nhiều người rất sợ phần vấn đáp, vì nhiều lí do như tiếng Anh kém, không nắm vấn đề vững vàng, và đơn giản hơn … là sợ. Trong bài này tôi sẽ chỉ một số câu văn có thể sử dụng để trả lời và để … trốn. 🙂

 

Nhưng trước khi bàn qua, tôi muốn chia sẻ với các bạn hai câu chuyện cá nhân. Tôi thường hay kể chuyện này trong các workshop ở Việt Nam như là những kinh nghiệm mà tôi trải qua và xem đó là bài học cho người đi sau.

Câu chuyện thứ nhất liên quan đến tôi thời còn đi học. Khoảng 20 năm trước, tôi có một báo cáo quan trọng (bây giờ thì bài đó đã được trính dẫn trên 400 lần) trong một hội nghị quốc tế trên 4000 người. Đó cũng là lần đầu tiên tôi trình bày báo cáo trước cử tọa đông như thế. Rất hồi hộp và … sợ. Sợ mình nói “không ra hồn” sẽ bị thầy mắng cho và làm mất uy tín của nhóm thì rất mệt. Biết được tầm quan trọng, nên thầy tôi rất cẩn thận, chỉ dạy rất nhiều, thực tập cả 5 lần trước khi báo cáo. Thực tập nhiều đến nổi nằm trong khách sạn mà tôi cũng lằm bằm tự nói! Thời đó chưa có powerpoint, chỉ có slide loại 3×3 cm cài đặt vào máy chiếu phim, nên việc chuẩn bị tốn công lắm. Ngồi bên cạnh thầy trên hàng ghế số 1, tôi run lắm, nhưng thầy an ủi và động viên. Ông nói: mày cứ xem đám đông như học trò mình và cứ nói một cách tự tin. Đến khi chủ tọa giới thiệu tên, thầy nói: GO! Lên bục giảng, đứng trước cửa tọa đông cả ngàn người, không thấy ai cả, tôi càng run, nhưng nhờ câu đầu trôi chảy nên tôi nói cũng “ngon lành”. Sau 10 phút nói xong, đến phiên chất vấn 5 phút. Có một ông đứng lên hỏi tôi về weight (trọng lượng) và gãy xương. Ông nói giọng rất khó nghe, và vì hội trường quá lớn nên tôi cũng chẳng thấy mặt mũi ông. Tôi không nghe rõ, nhưng đoán rằng ông ấy hỏi về sway và gãy xương (sway là đề tài tôi trình bày), và thế là tôi trả lời rất tự tin. Ông không hỏi thêm, và tôi hài lòng rằng mình đã trả lời câu hỏi. Những câu hỏi khác thì dễ nên trả lời không có vấn đề gì – tôi nghĩ thế. Đến khi xuống hội trường, ngồi bên cạnh thầy; tôi thấy ông có “mặt hình sự”. Ông không nhìn tôi (tức là có vấn đề) và nói nhỏ vừa đủ tôi nghe, nhưng nói như nghiến răng: you did not answer the guy’s question(mày chưa trả lời câu hỏi của nó). Tôi cãi lại một cách tự tin: I did answer his question (tôi trả lời rồi mà). Ông có vẻ nổi nóng nói (tôi dịch): nó hỏi mày về weight và fracture, chứ nó có hỏi sway đâu. Chữ sway và weight khi đọc cũng giống giống nhau, nhưng ý nghĩa thì rất khác nhau. Ôi, tai nạn! Tôi điếng cả người và im lặng không biết nói sao, và nghĩ chắc sau phiên họp thế nào ổng cũng chửi một trận nên thân. Thấy tôi có vẻ lo lắng, thầy an ủi: thôi, không sao đâu, thằng đó nó cũng chẳng hiểu tiếng Anh gì đâu, vả lại câu hỏi ngu quá! Nói thế thôi, chứ tôi vẫn thấy mình như kẻ thất bại trong lần “ra quân” đầu tiên! Bài học mà tôi rút ra từ kinh nghiệm đó là: nếu không nghe rõ, phải hỏi lại cho chắc ăn. Không nên trả lời mà không biết người ta hỏi gì.

Câu chuyện thứ hai liên quan đến nghiên cứu sinh của tôi. Nghiên cứu sinh của tôi tên là B là người Việt từ Việt Nam sang đây học (bây giờ thì cô ta đã xong chương trình và “bay xa” rồi và chắc đang đọc bài này). Xong chương trình masters, vào chương trình PhD đòi hỏi nhiều kĩ năng mềm nhưng quan trọng, trong đó có việc trình bày ở hội nghị khoa học. Hôm đó cũng là một hội nghị quốc tế bên Mĩ, có nhiều “tay to mặt lớn” đến dự trong phiên họp về di truyền học. Đã thực tập nhiều lần, và đã thuộc bài “diễn văn”, tôi thấy an tâm cho B. Trước giờ báo cáo, tôi ngồi lại một lần nữa trong phòng dành cho speakers để cho chắc ăn (trong các hội nghị lớn đều có nơi dành cho speakers với đủ thứ đồ ăn uống, máy tính, internet …). Ngồi trong phòng đó cũng có rất nhiều thầy trò khác đang thực hành như nhóm của tôi. Hai thầy trò bàn đủ thứ câu hỏi có thể có người hỏi, và những câu trả lời cho thông. Ây thế mà sự cố vẫn xảy ra. Bài báo cáo được B trình bày hay, nói năng dõng dạc, mạch lạc, đến nổi sếp tôi ngồi bên cạnh cũng nói: nó nói hay đó chứ mày! Tôi ậm ừ cho qua vì đang hồi hộp chờ đến phiên chất vấn. Một anh đồng nghiệp Hà Lan bước lên microphone đặt câu hỏi, khi đi ngang qua tôi, anh ta nháy mắt một cái như nói xin lỗi, tao phải hỏi trò mày một chút. Anh ta khen kết quả xong rồi hỏi có muốn làm validation với nhóm anh ấy không? Chẳng hiểu lúc đó chị B nhà ta nghĩ gì, mà “phán” một câu: Yeah, I love to do it. Cả hội trường cười ầm lên, sếp tôi ôm đầu cười ngặt nghẽo, còn tôi thì chẳng biết nói gì. Thật ra, B chẳng có trả lời gì sai, vì câu hỏi như thế thì trả lời là yeah cũng chẳng có gì đáng nói. Nhưng người ta cười là vì câu trả lời quá ngắn. Người ta tiêu ra 20 chữ để hỏi, mình cũng phải tiêu ra ít nhất 10 chữ để trả lời. Đáng lẽ B phải “cù cưa” vài câu rồi mới trả lời, chẳng hạn như thank you for your positive comment on our work, I am really keen of an opportunity to work with you in validating my finding, hay Your question is very important, and I love to have a chance to validate my finding in your lab. Thank you. Thật ra, phần lớn những người trong hội trường đều biết B đến từ nhóm nào và mới chỉ là nghiên cứu sinh, nên cũng chẳng ai phàn nàn gì, người ta chỉ thấy vui vì lâu lâu có mấy đứa trẻ ăn nói … thú vị. Nghĩ đi nghĩ lại một cách tích cực hơn, chính cái câu trả lời đó và hội trường cười ầm lên đã làm cho người ta chú ý, nên sau này chắc nhiều người nhớ đến chị B phe ta! Chính anh chàng hỏi câu đó sau này offer một cơ hội để B sang đó làm trong lab của anh ta. Bài học ở đây là: cách trả lời phải lịch sự, có đầu, có đuôi, không quá cụt ngũn dễ gây hiểu lầm là mình đang nổi nóng.

Hai câu chuyện tôi vừa kể chỉ là một cách để nói: đừng bao giờ xem thường phần vấn đáp!  Nhiều khi bài nói chuyện trôi chảy, nhưng đến phần vấn đáp thì … khựng lại. Phần vấn đáp là phần diễn giả thể hiện bản lĩnh của mình, kinh nghiệm, và kiến thức của mình. Tôi đã chứng kiến biết bao nghiên cứu sinh Nhật và Trung Quốc ‘chết đứng’ giữa phần vấn đáp vì họ không hiểu câu hỏi, hoặc không có khả năng trả lời câu hỏi. Do đó, có trường hợp phần vấn đáp làm tiêu tan tất cả những nỗ lực của diễn giả trước đó. Không bao giờ đánh giá thấp phần vấn đáp!

Như nhấn mạnh trong bài trước, diễn giả cần phải chuẩn bị sẵn những câu hỏi khán giả có thể hỏi. Có nghiên cứu tâm lí học cho thấy khi chúng ta bước lên bục giảng, chúng ta chỉ còn nhớ khoảng 50-70% thông tin đã chuẩn bị, phần còn lại bị biến mất theo … mây khói. Tôi biết một người Mĩ là giáo sư y khoa hẳn hoi, tiếng Anh là tiếng mẹ đẻ, mà mỗi lần bà nói chuyện trong hội nghị là mỗi lần bà phải uống thuốc để đỡ run! Do vậy, cần phảu chuẩn bị tốt.  Có chuẩn bị vẫn tốt hơn không chuẩn bị. Chuẩn bị tạo cho diễn giả một cơ hội để hệ thống hóa vấn đề và sẵn sàng trả lời những câu hỏi có thể hỏi và đỡ hồi hộp. Sau đây là vài nguyên tắc khi trả lời câu hỏi của đồng nghiệp.

1. Mời khán giả đặt câu hỏi

Sau khi xong phần kết luận (và cám ơn), diễn giả cần có một câu mời khán giả đặt câu hỏi. Cố nhiên, người mời đặt câu hỏi là chủ tọa, nhưng trước khi chủ tọa nói, mình vẫn có thể có vài câu chủ động để mời.  Mời câu hỏi cũng là một cách thể hiện sự tự tin của mình.  Một vài câu nói sau đây có thể dùng trong tình huống đó: 

 

Thank you for your attention. I would be happy to discuss with you about any point that is not clear in my presentation.

 

I would welcome any questions you might have.

 

2.  Lắng nghe kĩ câu hỏi

 Cố gắng lắng nghe câu hỏi. Đừng để như tôi trong câu chuyện tôi kể trên!  Nếu câu hỏi không rõ, mình có thể hỏi lại. Ngay cả nếu không hiểu câu hỏi, diễn giả có thể nói thẳng là “I do not understand your question”. Sau đây là vài câu lịch sự để đương đầu với tình huống vừa đề cập:

 

Could you be a bit more specific about…?

Would you repeat the second part of your question?

I’m afraid I still don’t understand

I’m sorry. I cannot understand your question. Could you please rephrase it and try to speak a bit more slowly?

I am not sure I understood your question. Would you repeat it?

I wonder if you could be a bit more specific about…

What aspect of the problem are you referring to by saying…?

3. Lịch sự

Khi được hỏi, điều quan trọng là không ngắt lời nói người ta. Khoa học cũng phải dân chủ, tức là phải lắng nghe câu hỏi hay phê bình của đồng nghiệp. Chờ cho họ nói xong, mình mới trả lời. Tuyệt đối tránh kiểu nói “So you are asking me if . . .” vì một câu như thế có vẻ mỉa mai và thách thức người ta.

Có tình huống người đặt câu hỏi dài dòng (hay thấy ở Việt Nam), và điều này chứng tỏ người đặt câu hỏi không hiểu vấn đề hay xem thường người nói.  Nếu câu hỏi dài dòng, có thể lịch sự nói:

Sorry, I am not exactly sure what your question is. I think it might be best if you asked me at the bar.

Trong hội nghị, thỉnh thoảng vẫn có những câu hỏi mà nói trắng ra là ngu xuẩn, kém thông minh [1]. Nhưng dĩ nhiên chúng ta không thể nói như thế với đồng nghiệp, nên cách nói “dễ nghe” hơn là cho rằng câu hỏi không liên quan, nên xin phép không trả lời ở đây:

Thank you for the question. For me this is a fascinating topic, but I think it might be best if we discuss this during the break. If that’s okay with you. Now, does anyone else have any questions?

 

Người thông minh sau khi nghe như thế đủ hiểu người đặt câu hỏi stupid như thế nào! Nhưng người trả lời thì hoàn toàn văn minh!

 

4. Ngắn gọn

Phần trả lời lúc nào cũng phải ngắn gọn. Thông thường hội thảo chỉ dành 5 phút vấn đáp, nên phải sử dụng thì giờ hết sức hiệu quả. Trả lời ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề. Tuyệt đối không lên lớp người hỏi mình (dù câu hỏi vô duyên hay ngu xuẩn như thế nào). Không nên bảo người ta phải đọc sách này (đây là chuyện trẻ con), cũng không nói người ta nên xem bài báo nọ (đó là cách khinh thường người ta).

Có nhiều trường hợp (nhất là người Việt) hay khoe kiến thức. Họ thường khoe bằng cách đặt câu hỏi nhưng thật ra là lên lớp giảng bài! Đó là một hình thức cực kì mất lịch sự và trẻ con đối với giới khoa học phương Tây. Có khi chính họ cũng không biết mình mất lịch sự! Trong trường hợp này, diễn giả phải đứng trên họ một bậc – tiếng Anh gọi làstay above. Không bao giờ tranh cãi với họ (vì tranh cãi làm cho khán giả đánh giá mình thấp), nhưng có cách “xua đuổi” câu hỏi / bài giảng của họ:

I think you have raised an interesting point, but I think it is too classic for me to discuss in this audience. It would be great if we could discuss it in the dinner.

 

Đó cũng là một cách nói để cho thấy người hỏi câu hỏi quá sơ đẳng.

 

You are absolutely right. I did not mention that point because it is quite technical / because there was no time. But it is covered in my paper.

Đó là cách nói gián tiếp “anh hãy về đọc lại bài của tôi”, một cách nói người đặt câu hỏi quá lười biếng hay đã ngủ gục trong khi diễn giả nói.

5. Những tình huống khó khăn

 

Bất cứ vấn đề gì đều có thể xảy ra trong phần vấn đáp.  Có thể phân nhóm những câu hỏi thành 5 nhóm sau đây:

(a) khen

(b) chê một cách xây dựng

(c) chê một cách phá hoại

(d) bình luận

(e) lên lớp

Đối với câu hỏi loại (a), chỉ cần nói ngắn gọn kiểu như: Thank you for your comment, I do appreciate your positive words on my work, and I am looking forward to working further … Đối với (d) thì tùy theo nội dung câu hỏi, nhưng có thể nói chung chung là cám ơn. Đối với kiểu lên lớp (e) thì có thể dùng những câu trên để xua đuổi họ ra chỗ khác.

Đối với câu hỏi chê một cách hằn học (c) thì diễn giả cần phân tích nội dung câu hỏi và trả lời lịch sự nhưng vẫn tỏ ra mình trên họ một bậc. Câu hỏi chê thường là phương pháp không chuẩn, cách diễn giải không phù hợp với dữ liệu, hay là cách đặt vấn đề chưa tốt. Đối với những loại chê này thì diễn giả cần phải tỏ ra mình đứng trên họ một bậc –stay above. Giữ thái độ bình tĩnh. Không trốn tránh vấn đề.  Nếu chê một cách đánh đổ về phương pháp, câu trả lời là:

Thank you for your interesting question. I consider that my methodology is the state-of-the-art … The method you suggested is another way to address my problem, but it is not the only way.

Nếu câu hỏi chê về cách diễn giải:

I gather that you have problems in my interpretation of data. However, I consider that my interpretation is CONSISTENT (nhấn mạnh) with the data shown in Table 2 and Figure 1. Đây là cách trả lời vừa bác bỏ ý kiến của họ vừa … quảng cáo cho số liệu của mình!

Nếu câu hỏi chê về cách đặt vấn đề, thì có thể trả lời là nhấn mạnh nghiên cứu trước của mình và có ý nghĩa quan trọng (đây là một cách nói reiteration):

The rationale for our work was built on previous research; it is also an extension from our published work. I consider that the present work is significant, because it reiterates the importance of …

Nếu bất đồng ý kiến với người hỏi, có thể nói thẳng là mình không đồng ý (nhưng lịch sự):

 

With all due respect, I think that there is no evidence for the association between A and B

I disagree with your comments on …

I think that the importance of…cannot be denied

I am afraid that I have a different interpretation. My interpretation is …

Đó là những câu nói gián tiếp nói người hỏi nên … im mồm đi, đừng lải nhải nữa!  

Nếu câu hỏi khó quá hay ngoài khả năng, diễn giả có thể … né một cách lịch sự:

 

I’m afraid I’m not really in a position to be able to address your question yet.

We will come back to that in a minute, if you don’t mind.

I don’t think we have enough time to discuss your comments in depth

I would be happy to talk to you about this after the meeting

Một cách khác là “đá bóng” sang thầy mình (hay một cây đa cây đề nào đó trong phòng). Nhìn xem trong phòng có ai là bậc thầy của mình để đá bóng. Chẳng hạn như nhìn thấy ông Nguyễn nào đó, và mình muốn cho ông ta có dịp lên khán đài trả lời, thì có thể nói:

 

That certainly is an interesting question. Professor Nguyen will probably be addressing it in his talk later in the session.

 

 

 

Có khi người ta hỏi hơn một câu hỏi. Trong tình huống đó, cách trả lời là chia ra từng câu hỏi để trả lời. Cũng có khi mình quên câu hỏi, thì có thể hỏi lại (I am sorry, what is your second question again?):

 

There are two different questions here.

With regard to your first question…

Let me address your second question first.

 

Đó là phẩn trả lời câu hỏi. Hi vọng các bạn đã có vài câu văn nằm lòng để đối phó trong hội nghị lần tới.

(Còn tiếp …)

NVT

[1] Giống như câu hỏi của ông giáo sư Chu Hạo của Trung Quốc hỏi đoàn Việt Nam trong hội thảo về an ninh ở biển Đông. Ông hỏi rằng có phải vì có Mĩ mà đoàn Việt Nam nói mạnh hay không. Đó là một câu hỏi cực kì mất lịch sự, quá thấp về tri thức (thấp tận cùng bùn đen), ấu trĩ (như con nít), và ngu xuẩn. Không có chữ nào khác hơn là “ngu xuẩn”, nhất là trong hội thảo quốc tế. Tôi không biết đoàn VN trả lời ra sao, nhưng nếu là tôi thì chắc chắn báo chí sẽ có một bữa ăn “thịnh soạn” về chữ nghĩa cho ông giáo không mấy sáng dạ này. Trong hội thảo khoa học tôi chưa thấy những câu hỏi như thế, nhưng nếu có thì chắc chắn chủ tọa sẽ bác bỏ chứ không trả lời, mà nếu trả lời thì có lẽ câu đầu tiên là “chửi xéo” ngay cái câu ngu xuẩn của hắn (chẳng hạn như I consider that your explicit and non-sequitur question is inapproproate for a seriously intellectually-charged forum), rồi sau đó sẽ đối đầu với câu cụ thể.

Có thể xem thêm những bài trước:

Bài 1: Chỉ dẫn cách trình bày powerpoint trong hội nghị khoa học  

Bài 2: Kĩ năng trình bày: Cách soạn powerpoint slide

Bài 3: Kĩ năng trình bày: cách nói trong hội nghị khoa học

Bài 4:Cách mô tả biểu đồ, hình ảnh và bảng số liệu

Kĩ năng trình bày 4:Cách mô tả biểu đồ, hình ảnh và bảng số liệu

Cách nói và diễn giải kết quả (qua biểu đồ và bảng số liệu) đóng vai trò quan trọng trong việc thuyết phục khán giả. Nói cho cùng, một bài báo khoa học có thuyết phục hay không chính là ở dữ liệu, chứ những thảo luận “nhăng nhít” là ý kiến và chẳng thuyết phục ai. Báo cáo khoa học mà không có số liệu là báo cáo … chay. Thuyết phục phải qua bằng chứng thực tế. Nhưng có số liệu rồi, nói như thế nào để thuyết phục đồng nghiệp? Trong bài này tôi sẽ trình bày cách nói và ứng xử trong trả lời sao cho thuyết phục.

Không nói ra, ai cũng biết khoa học khác với thương mại. Điều này có nghĩa là cần phải phân biệt giữa vai trò của nhà khoa học và người bán hàng (salesman). Người bán hàng có mục tiêu bán sản phẩn, họ không làm nghiên cứu. Người bán hàng dùng slides của người khác, kết quả nghiên cứu của người khác mà họ không quen hay không hiểu. Người bán hàng còn có nhiệm vụ quảng cáo, nên họ chỉ có nhiệm vụ đọc slide của người khác, chứ không cần hiểu slide đó nói gì. Họ cũng chẳng cần am hiểu vấn đề, bởi vì chức năng của họ là quảng cáo cho người khác. Vai trò nhà khoa học không phải vai trò của người bán hàng, vì chức năng của khoa học là phải nghiên cứu.

Nhà khoa học trình bày kết quả nghiên cứu của chính họ cộng với đồng nghiệp của họ. Một bài nói chuyện của nhà khoa học do đó phải có những số liệu của chính họ và số liệu của đồng nghiệp, nhưng họ dùng số liệu đồng nghiệp hoặc là yểm trợ cho luận điểm của họ hay để làm thông tin nền. Nhà khoa học phải tự mình soạn slides, theo phong cách của mình, và phải am hiểu mình nói cái gì. Nếu slides của đồng nghiệp thì nhà khoa học cũng phải tỏ ra am hiểu vấn đề, có khả năng diễn giải ra ngoài những gì viết trên slides chứ không phải chỉ đọc. Nhà khoa học cũng quảng cáo, nhưng quảng cáo cho nghiên cứu của chính họ chứ không phải của người khác.

Trong hội nghị khoa học, có nhiều dạng báo cáo, nhưng tựu trung lại có hai dạng: một bài tổng quan (review) được ban tổ chức mời nói, và bài báo cáo nghiên cứu (original presentation) để trình bày kết quả nghiên cứu. Dù là dạng nào thì người báo cáo phải tỏ ra vai trò khoa học của mình. Điều này có nghĩa là – xin nhấn mạnh một lần nữa – những slides phải là của mình soạn ra, chứ không phải của người khác. Đó là những kết quả nghiên cứu của chính mình, chứ không phải của người khác mà mình chỉ cóp lại. Một bài tổng quan, người trình bày có thể sử dụng kết quả của người khác, nhưng bắt buộc phải có những kết quả của chính mình. Ít ra, phải 30% dữ liệu là của mình. Đó là vai trò của người báo cáo khoa học. Do đó, khi báo cáo, nhà khoa học phải có cái gì của mình, chứ không đơn thuần cóp của người khác. Vì là dữ liệu của mình, nên mình phải tỏ ra am hiểu biết cách diễn giải. Nói một cách ví von là nhà khoa học phải “sống” với những dữu liệu của mình, phải biết từ A đến Z, chứ không phải chỉ biết bề mặt qua con chữ. Khi đã biết thì việc nói không còn là vấn đề khó khăn nữa. Nhưng đối với người không quan tiếng Anh thì cần phải học cách nói như những chỉ dẫn dau đây.

Cách nói về bảng số liệu

Số liệu là linh hồn của một báo cáo khoa học. Báo cáo khoa học mà không có số liệu là báo cáo chay, chẳng ai tin, chẳng thuyết phục được ai.   Số liệu thường được trình bày bằng 2 dạng chính: bảng và biểu đồ. Nhưng không như một bài báo khoa học (bảng số liệu có thể rất phức tạp), bảng số liệu trong powerpoint phải hết sức “chiến lược” và đơn giản. Đơn giản nhưng đi thẳng vào vấn đề. Nên nhớ rằng khán giả chỉ có 30 giây để lĩnh hội một slide; nếu trong vòng 30 giây họ không hiểu thì xem như tác giả đã thất bại. Do đó, nguyên tắc số 1 của trình bày số liệu là đơn giản, dễ hiểu, và chiến lược.

Trước khi quyết định thiết kế bảng số liệu, bạn phải hỏi: tôi cần bảng này không? Có cách nào trình bày tốt hơn? Một bảng số liệu chỉ có hai con số [chẳng hạn như] 35% nam và 65% nữ chẳng những không cần thiết mà còn … vô duyên. Không cần thiết là vì có thể viết, thay vì cần đến bảng số liệu. Vô duyên là vì 35% nam thì chắc chắn phải 65% nữ, vậy thêm làm gì cho mất thì giờ?! Ấy thế mà những trình bày như thế này rất phổ biến ở người Việt chúng ta!

Mỗi bảng số liệu phải có tựa đề (title). Tựa đề phải nói lên một điểm chính, và để khán giả biết bảng số liệu nói lên điều gì. Cột và dòng cũng phải có tiêu đề (label). Một bảng số liệu mà không có những tiêu đề thì không ai hiểu nổi. Tất cả những viết tắt phải được giải thích ngắn gọn ở phần chú thích (phía dưới mỗi bảng số liệu). Các số liệu phải có đơn vị đo lường (thường ghi trong ngoặc đơn). Nếu số liệu là các giá trị thống kê như “65 ± 12” thì tác giả phải định nghĩa hai con số đó là gì? Có phải là mean ± standard deviation, hay median ± standard error?

Một bảng số liệu trong powerpoint không nên có hơn 4 cột và 5 dòng. Nên nhớ rằng số cột phải ít hơn số dòng. Tuy nhiên, trong thực tế, vẫn có những bảng số liệu phức tạp và khó có cách giảm số cột và số dòng, thì cách thức hay nhất là nhấn mạnh bằng màu những chỗ quan trọng mà tác giả muốn người khác phải chú ý đến. Chẳng những tô đậm mà còn phải nói ra những chỗ đó.

Có thể lấy một bảng số liệu đơn giản dưới đây làm ví dụ:

Fetal growth
	Week 8	Week 16	Week 20
Weight (g)	2	142	340
Length (cm)	2.5	16	25
Circumference (cm)	…	…	…
Bone mass (g)	…	…	…

 

Cách nói để mô tả slide này có thể như sau:

Vào đầu là giới thiệu: This slide shows how the fetus grows from the second month of development to term. I’d like to remind you that we’re referring to developmental age here, in other words, to the time from fertilization.

 

Giải thích phương pháp: Gynecologists usually refer to gestational age, which is calculated from the mother’s last period and is typically 2 weeks ahead of developmental age. Thus, a developmental age of 8 weeks corresponds to a gestational age of 10 weeks.

 

Mô tả số liệu: During the third month of development, from the 8th to the 16th week, the fetus grows phenomenally, tripling its length and increasing its weight eightfold (here you should point out the relevant figures in the table).

 

Mô tả biểu đồ và hình ảnh

 

Người ta thường nói một hình ảnh có giá trị bằng 1000 chữ. Hình ảnh và biểu đồ dễ gây ấn tượng hơn là con số hay chữ. Có khi một biểu đồ đi vào lịch sử y khoa, nếu được thiết kế tốt và độc đáo. Nên phần lớn báo cáo khoa học bằng powerpoint thường có nhiều biểu đồ và hình ảnh. Do đó, cần phải chú ý đến cách thiết kế biểu đồ sao cho gây ấn tượng và có giá trị lâu dài. Dứt khoát tránh kiểu làm lười biếng như cắt biểu đồ từ Excel hay các phần mềm “rẻ tiền” như thế vào powerpoint, vì nó cho thấy tác giả thiếu tính chuyên nghiệp, xem thường khán giả, và không có đầu tư suy nghĩ vào dữ liệu của chính mình. Cách cắt dán đơn sơ như thế cũng là một cách nói mất lịch sự với khán giả.

Cũng như bảng số liệu, mỗi biểu đồ phải có một tựa đề. Tựa đề báo cho khán giả biết điểm chính mình đang nói là gì. Biểu đồ phải được ghi chú cẩn thận, và cả hai trục tung và trục hoành phải ghi đơn vị đo lường. Cố gắng thiết kế biểu đồ sao cho mỗi biểu đồ là một câu chuyện. Một câu chuyện mà người ta nhìn vào có thể hiểu đó là gì mà không cần tìm hiểu bối cảnh đằng sau những dữ liệu. Do đó, thiết kế biểu đồ khó hơn thiết kế bảng số liệu rất nhiều. Nó còn đòi hỏi cặp mắt thẩm mĩ, chứ không đơn thuần là những con số.

Nói về hình ảnh và biểu đồ phải sử dụng pointer. Nói chuyện bằng powerpoint mà không có pointer thì thà không nói có lẽ hay hơn! Pointer giúp người theo dõi biết diễn giả đang nói về cái gì và ý nghĩa ra sao. Nhưng ngoài kĩ thuật dùng pointer ra, diễn giả còn phải nói. Phải nói ngắn gọn sao cho khán giả lĩnh hội được ý nghĩa của một hình ảnh (nhất là cho người ngoài ngành có thể hiểu được).

Chúng ta thử xem qua hình dưới đây:

Cách mô tả có thể theo trình tự như sau:

Giới thiệu hình này là gì: This is an axial CT slice of the abdomen obtained after administering an intravenous contrast agent.

 

Mô tả những vị trí cần chú ý (như đừng như lên lớp, mà dùng chữ remember để người ta thấy thoải mái!): Remember that the left side of the image represents the right side of the patient and vice versa. It is important to remember that CT images are generated from X-ray images, so the denser the tissue the brighter it will appear. Thus, bones are white – the bright Y-shaped structure at the bottom in the middle of the image is the spinous process and part of the posterior laminae of a lumbar vertebra. The bright circle above it is the body of the vertebra. The oval structures on either side of the body of the vertebra are the kidneys.

 

Bây giờ, mô tả nội dung là gì: You can see the left adrenal gland above the left kidney toward the center of the image. The slightly darker, more elongated oval shape to the right of the left kidney in the image is the spleen. The long structure on the left of the image that has a density similar to that of the spleen is the liver. The slightly darker, rounded structure abutting the top half of the liver is the gallbladder. The black spaces at the top of the picture illustrate air in the intestinal loops.

Một hình như thế có thể nói trong vòng 1 phút. Tuy nhiên, vẫn có thể nói thêm chi tiết bên lề (về phương pháp và so sánh) nên có thể thêm 10 hay 20 giây vẫn có thể chấp nhận được.

Nghệ thuật “chuyển tông”

Một trong những bí quyết của một bài nói chuyện hay là biết chuyển tông. Chuyển tông ở đây có nghĩa là chuyển từ phần này sang phần khác. Nhưng nó cũng có nghĩa là dùng những chữ để báo cho khán giả biết mình đang chuyển sang một điểm khác, hay muốn nhấn mạnh một điểm nào đó. Có một số câu mà diễn giả có thể dùng luân phiên (đừng bao giờ dùng một câu suốt thời gian trình bày). Những câu thông thường tùy thuộc vào tình huống. Dưới đây là một số tình huống và cách nói để các bạn tham khảo.

Thêm thông tin có cùng ý nghĩa thông tin diễn giả mới nói xong, có thể dùng những chữ sau đây: what’s more, moreover, further, furthermore, also, additionally, in addition, similarly, first, second, third, last, v.v..

Cho ví dụ: for example, for instance, in particular, let me give you a concrete example, let’s have a look at an example from one of our patients

 

Nhấn mạnh hay giải thích thêm những gì đã nói: again, in brief, in other words, in short, this means

 

Nhấn mạnh kết luận như là một hệ quả của lí luận trước đó: therefore, thus, hence, so, consequently, in consequence, as a result, accordingly.

 

Tóm lược những điểm đã trình bày: in summary, to summarize, in conclusion, to conclude, in short.

 

Có một cách chuyển tông tôi thấy cũng khá hữu hiệu là đặt câu hỏi. Mình tự đặt câu hỏi và … tự trả lời. 🙂 Với cách này, khán giả sẽ chú ý, vì họ chờ câu trả lời, và đó cũng là một cách không cho họ ngủ! Tôi đã thí nghiệm nhiều trong hội nghị quốc tế và thấy rất hữu hiệu. Một số câu có thể “phục vụ” cho chiến lược này là:

Mô tả phương pháp:

So, how did we go about investigating this?

To accomplish these objectives, we did …

To investigate this question, we conducted a study …

 

 

Giả thuyết:

To test this hypothesis, we designed a series of experiments….

To determine whether A or B, we measured …

To see whether this was true, we selected…

 

Chuyển từ phương pháp sang kết quả:

So, what did we find?

Let’s have a look at what we found.

We found some interesting results.

The data we collected showed that our hypothesis was partially correct.

Although the study is still underway, our preliminary results show….

Our results are inconclusive…; nevertheless, it seems that….

Contrary to what we expected, we found that ….

Contrary to what you might expect….

We were surprised to discover that ….

 

Để chuyển từ kết quả sang phần kết luận:

So, what does this tell us?

All these results suggest that ….

We can conclude that ….

Taken together, these results point to three conclusions ….

Although it is still too early to reach a definite conclusion, it seems that ….

Although our data are limited, they do allow us to conclude that ….

This made us wonder….

 

Trên đây là một vài cách mô tả biểu đồ, bảng số liệu, và cách chuyển tông cho bài nói chuyện hấp dẫn. Như tôi nói trong bài trước, tất cả đều phải tập luyện. Không bao giờ đánh giá thấp bất cứ điều gì trong hội nghị khoa học. Đừng bao giờ nghĩ rằng mình đã hiểu và không cần tập, vì trong thực tế tôi đã thấy nhiều giáo sư nói ấm ớ trên bục giảng chỉ vì thiếu chuẩn bị, trông rất tội nghiệp. Chuẩn bị kĩ càng trước khi trình bày trước khán giả cũng là một cách mình tỏ lòng tôn trọng khán giả. Nên nhớ rằng người ta tiêu tiền và thời giờ đến nghe bạn nói, đừng phụ lòng người ta. Không chuẩn bị kĩ, trình bày qua quít, nói năng nhảm nhí là những điều cấm kị vì chẳng những nó cho thấy người nói thiếu chuyên nghiệp mà còn xem thường người nghe.

Lần sau sẽ bàn về cách trả lời và ứng đáp trong hội nghị khoa học.

 

Các bài trước:

 

Bài 1: Chỉ dẫn cách trình bày powerpoint trong hội nghị khoa học

 

Bài 2: Kĩ năng trình bày: Cách soạn powerpoint slide

Bài 3: Kĩ năng trình bày: cách nói trong hội nghị khoa học