hoangyendn113

Thư Viện Điện Tử

Kĩ năng trình bày 5: Cách ứng đáp trong hội nghị khoa học

on 15/11/2012

Một báo cáo khoa học lúc nào cũng có phần vấn đáp (question – answer session). Đây là phần quan trọng không kém phần nội dung, vì nó có thể đưa diễn giả lên vinh quang hay tiêu hủy công trình của mình. Nhiều người rất sợ phần vấn đáp, vì nhiều lí do như tiếng Anh kém, không nắm vấn đề vững vàng, và đơn giản hơn … là sợ. Trong bài này tôi sẽ chỉ một số câu văn có thể sử dụng để trả lời và để … trốn.🙂

 

Nhưng trước khi bàn qua, tôi muốn chia sẻ với các bạn hai câu chuyện cá nhân. Tôi thường hay kể chuyện này trong các workshop ở Việt Nam như là những kinh nghiệm mà tôi trải qua và xem đó là bài học cho người đi sau.

Câu chuyện thứ nhất liên quan đến tôi thời còn đi học. Khoảng 20 năm trước, tôi có một báo cáo quan trọng (bây giờ thì bài đó đã được trính dẫn trên 400 lần) trong một hội nghị quốc tế trên 4000 người. Đó cũng là lần đầu tiên tôi trình bày báo cáo trước cử tọa đông như thế. Rất hồi hộp và … sợ. Sợ mình nói “không ra hồn” sẽ bị thầy mắng cho và làm mất uy tín của nhóm thì rất mệt. Biết được tầm quan trọng, nên thầy tôi rất cẩn thận, chỉ dạy rất nhiều, thực tập cả 5 lần trước khi báo cáo. Thực tập nhiều đến nổi nằm trong khách sạn mà tôi cũng lằm bằm tự nói! Thời đó chưa có powerpoint, chỉ có slide loại 3×3 cm cài đặt vào máy chiếu phim, nên việc chuẩn bị tốn công lắm. Ngồi bên cạnh thầy trên hàng ghế số 1, tôi run lắm, nhưng thầy an ủi và động viên. Ông nói: mày cứ xem đám đông như học trò mình và cứ nói một cách tự tin. Đến khi chủ tọa giới thiệu tên, thầy nói: GO! Lên bục giảng, đứng trước cửa tọa đông cả ngàn người, không thấy ai cả, tôi càng run, nhưng nhờ câu đầu trôi chảy nên tôi nói cũng “ngon lành”. Sau 10 phút nói xong, đến phiên chất vấn 5 phút. Có một ông đứng lên hỏi tôi về weight (trọng lượng) và gãy xương. Ông nói giọng rất khó nghe, và vì hội trường quá lớn nên tôi cũng chẳng thấy mặt mũi ông. Tôi không nghe rõ, nhưng đoán rằng ông ấy hỏi về sway và gãy xương (sway là đề tài tôi trình bày), và thế là tôi trả lời rất tự tin. Ông không hỏi thêm, và tôi hài lòng rằng mình đã trả lời câu hỏi. Những câu hỏi khác thì dễ nên trả lời không có vấn đề gì – tôi nghĩ thế. Đến khi xuống hội trường, ngồi bên cạnh thầy; tôi thấy ông có “mặt hình sự”. Ông không nhìn tôi (tức là có vấn đề) và nói nhỏ vừa đủ tôi nghe, nhưng nói như nghiến răng: you did not answer the guy’s question(mày chưa trả lời câu hỏi của nó). Tôi cãi lại một cách tự tin: I did answer his question (tôi trả lời rồi mà). Ông có vẻ nổi nóng nói (tôi dịch): nó hỏi mày về weight và fracture, chứ nó có hỏi sway đâu. Chữ sway và weight khi đọc cũng giống giống nhau, nhưng ý nghĩa thì rất khác nhau. Ôi, tai nạn! Tôi điếng cả người và im lặng không biết nói sao, và nghĩ chắc sau phiên họp thế nào ổng cũng chửi một trận nên thân. Thấy tôi có vẻ lo lắng, thầy an ủi: thôi, không sao đâu, thằng đó nó cũng chẳng hiểu tiếng Anh gì đâu, vả lại câu hỏi ngu quá! Nói thế thôi, chứ tôi vẫn thấy mình như kẻ thất bại trong lần “ra quân” đầu tiên! Bài học mà tôi rút ra từ kinh nghiệm đó là: nếu không nghe rõ, phải hỏi lại cho chắc ănKhông nên trả lời mà không biết người ta hỏi gì.

Câu chuyện thứ hai liên quan đến nghiên cứu sinh của tôi. Nghiên cứu sinh của tôi tên là B là người Việt từ Việt Nam sang đây học (bây giờ thì cô ta đã xong chương trình và “bay xa” rồi và chắc đang đọc bài này). Xong chương trình masters, vào chương trình PhD đòi hỏi nhiều kĩ năng mềm nhưng quan trọng, trong đó có việc trình bày ở hội nghị khoa học. Hôm đó cũng là một hội nghị quốc tế bên Mĩ, có nhiều “tay to mặt lớn” đến dự trong phiên họp về di truyền học. Đã thực tập nhiều lần, và đã thuộc bài “diễn văn”, tôi thấy an tâm cho B. Trước giờ báo cáo, tôi ngồi lại một lần nữa trong phòng dành cho speakers để cho chắc ăn (trong các hội nghị lớn đều có nơi dành cho speakers với đủ thứ đồ ăn uống, máy tính, internet …). Ngồi trong phòng đó cũng có rất nhiều thầy trò khác đang thực hành như nhóm của tôi. Hai thầy trò bàn đủ thứ câu hỏi có thể có người hỏi, và những câu trả lời cho thông. Ây thế mà sự cố vẫn xảy ra. Bài báo cáo được B trình bày hay, nói năng dõng dạc, mạch lạc, đến nổi sếp tôi ngồi bên cạnh cũng nói: nó nói hay đó chứ mày! Tôi ậm ừ cho qua vì đang hồi hộp chờ đến phiên chất vấn. Một anh đồng nghiệp Hà Lan bước lên microphone đặt câu hỏi, khi đi ngang qua tôi, anh ta nháy mắt một cái như nói xin lỗi, tao phải hỏi trò mày một chút. Anh ta khen kết quả xong rồi hỏi có muốn làm validation với nhóm anh ấy không? Chẳng hiểu lúc đó chị B nhà ta nghĩ gì, mà “phán” một câu: Yeah, I love to do it. Cả hội trường cười ầm lên, sếp tôi ôm đầu cười ngặt nghẽo, còn tôi thì chẳng biết nói gì. Thật ra, B chẳng có trả lời gì sai, vì câu hỏi như thế thì trả lời là yeah cũng chẳng có gì đáng nói. Nhưng người ta cười là vì câu trả lời quá ngắn. Người ta tiêu ra 20 chữ để hỏi, mình cũng phải tiêu ra ít nhất 10 chữ để trả lời. Đáng lẽ B phải “cù cưa” vài câu rồi mới trả lời, chẳng hạn như thank you for your positive comment on our work, I am really keen of an opportunity to work with you in validating my finding, hay Your question is very important, and I love to have a chance to validate my finding in your lab. Thank you. Thật ra, phần lớn những người trong hội trường đều biết B đến từ nhóm nào và mới chỉ là nghiên cứu sinh, nên cũng chẳng ai phàn nàn gì, người ta chỉ thấy vui vì lâu lâu có mấy đứa trẻ ăn nói … thú vị. Nghĩ đi nghĩ lại một cách tích cực hơn, chính cái câu trả lời đó và hội trường cười ầm lên đã làm cho người ta chú ý, nên sau này chắc nhiều người nhớ đến chị B phe ta! Chính anh chàng hỏi câu đó sau này offer một cơ hội để B sang đó làm trong lab của anh ta. Bài học ở đây là: cách trả lời phải lịch sự, có đầu, có đuôi, không quá cụt ngũn dễ gây hiểu lầm là mình đang nổi nóng.

Hai câu chuyện tôi vừa kể chỉ là một cách để nói: đừng bao giờ xem thường phần vấn đáp!  Nhiều khi bài nói chuyện trôi chảy, nhưng đến phần vấn đáp thì … khựng lại. Phần vấn đáp là phần diễn giả thể hiện bản lĩnh của mình, kinh nghiệm, và kiến thức của mình. Tôi đã chứng kiến biết bao nghiên cứu sinh Nhật và Trung Quốc ‘chết đứng’ giữa phần vấn đáp vì họ không hiểu câu hỏi, hoặc không có khả năng trả lời câu hỏi. Do đó, có trường hợp phần vấn đáp làm tiêu tan tất cả những nỗ lực của diễn giả trước đó. Không bao giờ đánh giá thấp phần vấn đáp!

Như nhấn mạnh trong bài trước, diễn giả cần phải chuẩn bị sẵn những câu hỏi khán giả có thể hỏi. Có nghiên cứu tâm lí học cho thấy khi chúng ta bước lên bục giảng, chúng ta chỉ còn nhớ khoảng 50-70% thông tin đã chuẩn bị, phần còn lại bị biến mất theo … mây khói. Tôi biết một người Mĩ là giáo sư y khoa hẳn hoi, tiếng Anh là tiếng mẹ đẻ, mà mỗi lần bà nói chuyện trong hội nghị là mỗi lần bà phải uống thuốc để đỡ run! Do vậy, cần phảu chuẩn bị tốt.  Có chuẩn bị vẫn tốt hơn không chuẩn bị. Chuẩn bị tạo cho diễn giả một cơ hội để hệ thống hóa vấn đề và sẵn sàng trả lời những câu hỏi có thể hỏi và đỡ hồi hộp. Sau đây là vài nguyên tắc khi trả lời câu hỏi của đồng nghiệp.

1. Mời khán giả đặt câu hỏi

Sau khi xong phần kết luận (và cám ơn), diễn giả cần có một câu mời khán giả đặt câu hỏi. Cố nhiên, người mời đặt câu hỏi là chủ tọa, nhưng trước khi chủ tọa nói, mình vẫn có thể có vài câu chủ động để mời.  Mời câu hỏi cũng là một cách thể hiện sự tự tin của mình.  Một vài câu nói sau đây có thể dùng trong tình huống đó: 

 

Thank you for your attention. I would be happy to discuss with you about any point that is not clear in my presentation.

 

I would welcome any questions you might have.

 

2.  Lắng nghe kĩ câu hỏi

 Cố gắng lắng nghe câu hỏi. Đừng để như tôi trong câu chuyện tôi kể trên!  Nếu câu hỏi không rõ, mình có thể hỏi lại. Ngay cả nếu không hiểu câu hỏi, diễn giả có thể nói thẳng là “I do not understand your question”. Sau đây là vài câu lịch sự để đương đầu với tình huống vừa đề cập:

 

Could you be a bit more specific about…?

Would you repeat the second part of your question?

I’m afraid I still don’t understand

I’m sorry. I cannot understand your question. Could you please rephrase it and try to speak a bit more slowly?

I am not sure I understood your question. Would you repeat it?

I wonder if you could be a bit more specific about…

What aspect of the problem are you referring to by saying…?

3. Lịch sự

Khi được hỏi, điều quan trọng là không ngắt lời nói người ta. Khoa học cũng phải dân chủ, tức là phải lắng nghe câu hỏi hay phê bình của đồng nghiệp. Chờ cho họ nói xong, mình mới trả lời. Tuyệt đối tránh kiểu nói “So you are asking me if . . .” vì một câu như thế có vẻ mỉa mai và thách thức người ta.

Có tình huống người đặt câu hỏi dài dòng (hay thấy ở Việt Nam), và điều này chứng tỏ người đặt câu hỏi không hiểu vấn đề hay xem thường người nói.  Nếu câu hỏi dài dòng, có thể lịch sự nói:

Sorry, I am not exactly sure what your question is. I think it might be best if you asked me at the bar.

Trong hội nghị, thỉnh thoảng vẫn có những câu hỏi mà nói trắng ra là ngu xuẩn, kém thông minh [1]. Nhưng dĩ nhiên chúng ta không thể nói như thế với đồng nghiệp, nên cách nói “dễ nghe” hơn là cho rằng câu hỏi không liên quan, nên xin phép không trả lời ở đây:

Thank you for the question. For me this is a fascinating topic, but I think it might be best if we discuss this during the break. If thats okay with you. Now, does anyone else have any questions?

 

Người thông minh sau khi nghe như thế đủ hiểu người đặt câu hỏi stupid như thế nào! Nhưng người trả lời thì hoàn toàn văn minh!

 

4. Ngắn gọn

Phần trả lời lúc nào cũng phải ngắn gọn. Thông thường hội thảo chỉ dành 5 phút vấn đáp, nên phải sử dụng thì giờ hết sức hiệu quả. Trả lời ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề. Tuyệt đối không lên lớp người hỏi mình (dù câu hỏi vô duyên hay ngu xuẩn như thế nào). Không nên bảo người ta phải đọc sách này (đây là chuyện trẻ con), cũng không nói người ta nên xem bài báo nọ (đó là cách khinh thường người ta).

Có nhiều trường hợp (nhất là người Việt) hay khoe kiến thức. Họ thường khoe bằng cách đặt câu hỏi nhưng thật ra là lên lớp giảng bài! Đó là một hình thức cực kì mất lịch sự và trẻ con đối với giới khoa học phương Tây. Có khi chính họ cũng không biết mình mất lịch sự! Trong trường hợp này, diễn giả phải đứng trên họ một bậc – tiếng Anh gọi làstay above. Không bao giờ tranh cãi với họ (vì tranh cãi làm cho khán giả đánh giá mình thấp), nhưng có cách “xua đuổi” câu hỏi / bài giảng của họ:

I think you have raised an interesting point, but I think it is too classic for me to discuss in this audience. It would be great if we could discuss it in the dinner.

 

Đó cũng là một cách nói để cho thấy người hỏi câu hỏi quá sơ đẳng.

 

You are absolutely right. I did not mention that point because it is quite technical / because there was no time. But it is covered in my paper.

Đó là cách nói gián tiếp “anh hãy về đọc lại bài của tôi”, một cách nói người đặt câu hỏi quá lười biếng hay đã ngủ gục trong khi diễn giả nói.

5. Những tình huống khó khăn

 

Bất cứ vấn đề gì đều có thể xảy ra trong phần vấn đáp.  Có thể phân nhóm những câu hỏi thành 5 nhóm sau đây:

(a) khen

(b) chê một cách xây dựng

(c) chê một cách phá hoại

(d) bình luận

(e) lên lớp

Đối với câu hỏi loại (a), chỉ cần nói ngắn gọn kiểu như: Thank you for your comment, I do appreciate your positive words on my work, and I am looking forward to working further … Đối với (d) thì tùy theo nội dung câu hỏi, nhưng có thể nói chung chung là cám ơn. Đối với kiểu lên lớp (e) thì có thể dùng những câu trên để xua đuổi họ ra chỗ khác.

Đối với câu hỏi chê một cách hằn học (c) thì diễn giả cần phân tích nội dung câu hỏi và trả lời lịch sự nhưng vẫn tỏ ra mình trên họ một bậc. Câu hỏi chê thường là phương pháp không chuẩn, cách diễn giải không phù hợp với dữ liệu, hay là cách đặt vấn đề chưa tốt. Đối với những loại chê này thì diễn giả cần phải tỏ ra mình đứng trên họ một bậc –stay above. Giữ thái độ bình tĩnh. Không trốn tránh vấn đề.  Nếu chê một cách đánh đổ về phương pháp, câu trả lời là:

Thank you for your interesting question. I consider that my methodology is the state-of-the-art … The method you suggested is another way to address my problem, but it is not the only way.

Nếu câu hỏi chê về cách diễn giải:

I gather that you have problems in my interpretation of data. However, I consider that my interpretation is CONSISTENT (nhấn mạnh) with the data shown in Table 2 and Figure 1. Đây là cách trả lời vừa bác bỏ ý kiến của họ vừa … quảng cáo cho số liệu của mình!

Nếu câu hỏi chê về cách đặt vấn đề, thì có thể trả lời là nhấn mạnh nghiên cứu trước của mình và có ý nghĩa quan trọng (đây là một cách nói reiteration):

The rationale for our work was built on previous research; it is also an extension from our published work. I consider that the present work is significant, because it reiterates the importance of …

Nếu bất đồng ý kiến với người hỏi, có thể nói thẳng là mình không đồng ý (nhưng lịch sự):

 

With all due respect, I think that there is no evidence for the association between A and B

I disagree with your comments on …

I think that the importance of…cannot be denied

I am afraid that I have a different interpretation. My interpretation is …

Đó là những câu nói gián tiếp nói người hỏi nên … im mồm đi, đừng lải nhải nữa!  

Nếu câu hỏi khó quá hay ngoài khả năng, diễn giả có thể … né một cách lịch sự:

 

I’m afraid I’m not really in a position to be able to address your question yet.

We will come back to that in a minute, if you don’t mind.

I don’t think we have enough time to discuss your comments in depth

I would be happy to talk to you about this after the meeting

Một cách khác là “đá bóng” sang thầy mình (hay một cây đa cây đề nào đó trong phòng). Nhìn xem trong phòng có ai là bậc thầy của mình để đá bóng. Chẳng hạn như nhìn thấy ông Nguyễn nào đó, và mình muốn cho ông ta có dịp lên khán đài trả lời, thì có thể nói:

 

That certainly is an interesting question. Professor Nguyen will probably be addressing it in his talk later in the session.

 

 

 

Có khi người ta hỏi hơn một câu hỏi. Trong tình huống đó, cách trả lời là chia ra từng câu hỏi để trả lời. Cũng có khi mình quên câu hỏi, thì có thể hỏi lại (I am sorry, what is your second question again?):

 

There are two different questions here.

With regard to your first question…

Let me address your second question first.

 

Đó là phẩn trả lời câu hỏi. Hi vọng các bạn đã có vài câu văn nằm lòng để đối phó trong hội nghị lần tới.

(Còn tiếp …)

NVT

[1] Giống như câu hỏi của ông giáo sư Chu Hạo của Trung Quốc hỏi đoàn Việt Nam trong hội thảo về an ninh ở biển Đông. Ông hỏi rằng có phải vì có Mĩ mà đoàn Việt Nam nói mạnh hay không. Đó là một câu hỏi cực kì mất lịch sự, quá thấp về tri thức (thấp tận cùng bùn đen), ấu trĩ (như con nít), và ngu xuẩn. Không có chữ nào khác hơn là “ngu xuẩn”, nhất là trong hội thảo quốc tế. Tôi không biết đoàn VN trả lời ra sao, nhưng nếu là tôi thì chắc chắn báo chí sẽ có một bữa ăn “thịnh soạn” về chữ nghĩa cho ông giáo không mấy sáng dạ này. Trong hội thảo khoa học tôi chưa thấy những câu hỏi như thế, nhưng nếu có thì chắc chắn chủ tọa sẽ bác bỏ chứ không trả lời, mà nếu trả lời thì có lẽ câu đầu tiên là “chửi xéo” ngay cái câu ngu xuẩn của hắn (chẳng hạn như I consider that your explicit and non-sequitur question is inapproproate for a seriously intellectually-charged forum), rồi sau đó sẽ đối đầu với câu cụ thể.

Có thể xem thêm những bài trước:

Bài 1: Chỉ dẫn cách trình bày powerpoint trong hội nghị khoa học  

Bài 2: Kĩ năng trình bày: Cách soạn powerpoint slide

Bài 3: Kĩ năng trình bày: cách nói trong hội nghị khoa học

Bài 4:Cách mô tả biểu đồ, hình ảnh và bảng số liệu


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: