Syncdocs: biến Google Docs thành ổ đĩa trực tuyến

Có khá nhiều phần mềm giúp đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thư mục trên máy tính với Google Docs, tuy nhiên, Syncdocs có thể là ứng cử viên sáng giá vì dễ dùng và miễn phí.

Đồng bộ tài liệu văn bản từ máy tính sang Google Docs qua Syncdocs

Syncdocs sẽ giúp bạn biến 1GB lưu trữ trực tuyến từ tài khoản Google Docs thành “ổ cứng trên mây”, cho phép nhiều người dùng có thể cùng mở tập tin và đồng bộ nó trên nhiều máy tính hoặc điện thoại thông minh mà không cần máy phải cài đặt Microsoft Office. Bạn có thể thực hiện thay đổi khi offline, các tập tin sẽ tự động được đồng bộ hóa khi có kết nối internet trở lại .

Syndocs tương thích Windows XP, Vista và Windows 7. Yêu cầu cài đặt .NET framework 3.5.

Các tính năng chính của Syncdocs:

• Tự động đồng bộ và sao chép khi có các tập tin mới hoặc có sự thay đổi.
• Cấu trúc thư mục được bảo toàn và có thể làm việc với tất cả các loại tập tin.
• Dễ dàng chia sẻ và kiểm soát truy cập .
• Xem file PDF và tài liệu hoặc các file đính kèm email trên Google Docs mà không cần lo lắng về spyware hay virus.

Đầu tiên, bạn cần tải gói cài đặt chương trình về theo đường dẫn trên và tiến hành cài đặt. Quá trình cài đặt gần xong, hộp thoại Link to your Google account hiển thị, bạn nhập Username và Password của tài khoản Google vào đây. Nếu chưa có thì chọn Click here to sign up để đăng kí sử dụng các dịch vụ của Google. Tiếp tục nhấn Next để chương trình kiểm tra tính xác thực của tài khoản này.

Chọn tài khoản Google để đồng bộ

Bước tiếp theo, chọn thư mục bất kỳ tại Syncdocs folder location để chương trình biến thư mục đó thành “ổ đĩa trên mây” của Google Docs. Tại phần Advanced bạn có thể chỉnh lại một số chức năng cao cấp của chương trình như là Sync all file types (đồng bộ tất cả các định dạng) hoặc Only sync file types... (chỉ đồng bộ các tập tin và định dạng được chỉnh sửa tại Google Docs). Sau đó, nhấn Next để hoàn tất quá trình cài đặt.

Các chọn lựa thiết lập

Chương trình sẽ hiển thị dưới khay hệ thống và bắt đầu đồng bộ những tập tin đã có sẵn trên Google Docs với thư mục mà bạn chọn khi nãy.

Tùy chỉnh nâng cao

Bạn có thể nhấn Ctrl + Alt + S và chọn vào Preferences để tùy chỉnh thêm các chức năng nâng cao hoặc nhấn phải chuột vào biểu tượng chương trình dưới khay hệ thống và chọn Preferences.

Tại đây có các thẻ chính như General, Docs and Files, Folder, Account, Proxy và Advanced. Lúc cài đặt bạn có thể đã chọn đồng bộ tất cả các tập tin và định dạng, tuy nhiên nếu bạn chỉ muốn đồng bộ các tập tin được chỉnh sửa trên Google Docs thì truy cập vào thẻ Docs and Files và chọn lại tại mục Select file types to sync.

Bạn có thể thay đổi thư mục mặc định bằng cách chuyển qua thẻ Folder và nhấn Change để thay đổi lại thư mục khác mà bạn muốn đồng bộ, ngoài ra chương trình còn cung cấp cho bạn chức năng biến ổ đĩa lưu trữ 1GB của Google Docs thành ổ đĩa trong máy tính bằng cách chọn tên các ổ đĩa chưa được sử dụng tại mục Driver letter và nhấn Ok để hoàn tất. Ổ đĩa của Google Docs sẽ lập tức hiện ra trong hệ thống.

Thiết lập lại cho Folder và Account trong Preferences

Ngoài ra, bạn có thể thay đổi tài khoản khác tại thẻ Account, bạn chỉ cần nhập Username và Password của tài khoản Google (Gmail) nhấn OK. Sau này, bạn có thể chuyển đổi và đồng bộ qua lại giữa các tài khoản khác nhau bằng cách chọn vào mục Switch to another account . Nếu có lỗi trong quá trình sử dụng do bạn chỉnh sửa các tùy chỉnh mặc định của chương trình, bạn có thể khôi phục lại các cài đặt gốc bằng cách truy cập vào thẻ Advanced và chọn Default Settings .

Chương trình còn hỗ trợ bạn xem các định dạng tập tin mà Google Docs hỗ trợ từ máy tính bằng cách nhấn chọn vào tập tin cần xem và phải chuột chọn View in Google Docs, nếu tập tin này chưa có trên Google Docs thì sẽ được đồng bộ lên sau đó thì mới xem được.

Biến Google Docs thành ổ cứng lưu trữ dữ liệu quan trọng

Dữ liệu quan trọng bị mất mát hoặc hư hỏng là “cơn ác mộng” đối với người sử dụng máy tính. Syncdocs là phần mềm cung cấp cho bạn giải pháp đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để dẹp bỏ “cơn ác mộng” này.

Bạn đang tìm cách thức để sao lưu dữ liệu quan trọng của mình, phòng khi máy tính bị hỏng hóc hay dữ liệu bị hư hỏng vì lý do nào đó.

Sẽ như thế nào nếu sử dụng Google Docs, ứng dụng văn phòng trực tuyến quen thuộc của Google như 1 ổ cứng lưu trữ dữ liệu quan trọng, mà lại có thể truy cập và sử dụng ổ cứng này ngay trên máy tính của mình?

Syncdocs sẽ cho phép người dùng thực hiện điều này.

Syncdocs là phần mềm miễn phí, cho phép tạo 1 thư mục đặc biệt trên máy tính của người dùng. Điều đặc biệt là mỗi dữ liệu sao chép vào thư mục này (bất kể định dạng) đều được lập tức upload và tạo 1 bản sao trên tài khoản Google Docs của người dùng.

Điều này sẽ giúp bạn yên tâm hơn, bởi lẽ luôn có 1 bản sao của những dữ liệu quan trọng chứa trên tài khoản Google Docs.

Nói cách khác, Syncdocs sẽ biến Google Docs trở thành 1 ổ cứng trực tuyến để lưu trữ dữ liệu.

Download phần mềm tại đây hoặc tại đây.

Lưu ý: phần mềm yêu cầu cài đặt .Net Framework trước khi sử dụng. Nếu máy tính bạn chưa cài đặt .NET Framework thì có thể download miễn phí tại đây.

Trong quá trình cài đặt, phần mềm sẽ yêu cầu bạn đăng nhập vào tài khoản Google (là tài khoản Gmail). Nếu chưa có tài khoản Gmail, bạn có thể đăng ký 1 tài khoản miễn phí tại http://mail.google.com/

Đánh dấu vào mục ‘I agree to the terms of service’ rồi nhấn Next để tiếp tục quá trình cài đặt.

Chờ trong giây lát để phần mềm kết nối với tài khoản Gmail mà bạn đã đăng nhập. Sau khi hoàn tất kết nối, hộp thoại thông báo thành công hiện ra. Nhấn Next để tiếp tục.

Bước tiếp theo cho phép người dùng thiết lập các tùy chọn của phần mềm:

– Tại mục ‘Syncdocs folder location’ là thư mục đồng bộ hóa của phần mềm. Mọi dữ liệu chứa trong thư mục này sẽ được tạo 1 bản sao lưu trữ trên tài khoản Google Docs của Google. Nói cách khác, thư mục này như 1 ổ đĩa trên máy tính, cho phép chứa các dữ liệu mà dữ liệu đó sẽ được sao lưu bằng Google Docs.

Nhấn nút Change nếu bạn muốn thay đổi vị trí mặc định của thư mục.

– Mục ‘Select file types to sync’, bạn có thể chọn ‘Sync all file types’ để tất cả những định dạng file, khi đưa vào thư mục của phần mềm sẽ được đồng bộ hóa và lưu trữ trên Google Docs.

Trong trường hợp bạn chỉ muốn lưu trữ trên Google Docs những định dạng file có thể chỉnh sửa bằng công cụ trực tuyến này, bạn chọn tùy chọn thứ 2.

– Mục ‘Document conversion’ cho phép người dùng chọn để chuyển đổi các định dạng file của office 2007 (docx, xlsx…) thành các định dạng của Google Docs khi đồng bộ hóa.

Bỏ đánh dấu ở tùy chọn này để giữ nguyên các định dạng file trên tài khoản Google Docs.

– Tại mục tùy chọn cuối cùng, bạn có thể sử dụng Google Docs để trở thành công cụ xem văn bản mặc định, bao gồm các định dạng file của Word, Excel, PowerPoint và thậm chí của pdf…

Nếu máy tính của bạn đã có công cụ phù hợp để xem các định dạng file này, bỏ đánh dấu ở 2 tùy chọn cuối cùng.

Nhấn Next và Finish ở bước cuối cùng để hoàn tất quá trình cài đặt.

Sau khi nhấn nút Finish, phần mềm sẽ thực hiện quá trình kết nối và đồng bộ hóa dữ liệu giữa máy tính và tài khoản Googel Docs của bạn.

Phần mềm cũng khởi tạo 1 shortcut mang tên ‘My Google Docs’ trên desktop của người dùng.

Khi người dùng sao chép bất kỳ dữ liệu nào vào thư mục này, quá trình đồng bộ hóa sẽ diễn ra. Dữ liệu đó sẽ được upload và bản sao của dữ liệu sẽ xuất hiện trên tài khoản Google Docs đã được khai báo.

Quá trình đồng bộ hóa dữ liệu từ thư mục trên máy tính với tài khoản Google Docs

Để nhanh chóng truy cập vào tài khoản Google Docs, kích chuột phải vào biểu tượng của phần mềm trên khay hệ thống, chọn ‘Open Google Docs’

Cửa sổ của Google Docs sẽ lập tức hiện ra trên cửa sổ trình duyệt web mặc định của hệ thống. Tại đây, bạn sẽ thấy những dữ liệu chứa trong thư mục đồng bộ hóa trên máy tính đều đã được upload và sao lưu trên tài khoản Google Docs.

Đặc biệt, không chỉ những file văn bản, mà bạn còn có thể chứa trong thư mục này tất cả các định dạng file. Tất cả chúng đều được upload và sao lưu trên tài khoản Google Docs để người dùng có thể download và sử dụng khi cần thiết.

Các định dạng file đều có thể đồng bộ hóa và upload lên Google Docs

Trong trường hợp muốn thay đổi tài khoản Google Docs đã khai báo trong quá trình cài đặt, bạn kích chuột phải vào biểu tượng của phần mềm trên khay hệ thống, chọn ‘Prefrences’

Từ hộp thoại hiện ra, bạn chọn tab ‘Account’, điền thông tin tài khoản vào hộp thoại rồi nhấn OK. Phần mềm sẽ tự động đăng nhập vào tài khoản mới và thực hiện lại quá trình đồng bộ hóa dữ liệu có trên tài khoản Google Docs và thư mục của phần mềm.

Đặc biệt, Syncdocs còn cho phép người dùng mở các định dạng file văn bản mà hệ thống chưa hỗ trợ (chẳng hạn máy tính cài đặt Office 2003 mà cần phải xem định dạng file 2007, hoặc mở định dạng văn bản của OpenOffice…)

Để xem một file văn bản bất kỳ bằng Google Docs, bạn chỉ việc kích chuột phải vào file văn bản đó, chọn ‘Open in Google Docs’. Lập tức, file văn bản đó sẽ được upload lên tài khoản Google và nội dung của file sẽ được hiển thị trong cửa sổ trình duyệt web.

Trên đây là cách thức để sử dụng Syncdocs để đồng bộ hóa dữ liệu giữa máy tính và tài khoản Google Docs. Với sự trợ giúp của Syncdocs, bạn có một cách thức an toàn và hiệu quả để sao lưu những dữ liệu quan trọng trên máy tính của mình.

Hơn hết, với công cụ này, Google Docs sẽ trở thành 1 ổ đĩa trực tuyến để lưu trữ những dữ liệu quan trọng, giúp người dùng sử dụng ở bất kỳ đâu khi cần thiết, miễn nơi đó có Internet.