hoangyendn113

Thư Viện Điện Tử

Cách làm mục lục tự động trong Word (2)

on 15/11/2012

Tạo mục lục tự động trong Office 2007 Bài viết hướng dẫn tạo một mục lục tự động giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tận dụng những tiện ích có sẵn được nâng cấp thân thiện trong MS Word 2007. Để tạo ra mục lục, bạn đánh dấu cấp độ nội dung và tiến hành chèn mục mục bằng chức năng có sắn của trình soạn thảo.

Đánh dấu nội dung và trích xuất thành mục lục

Bước 1: Mở văn bản bạn cần tạo mục lục tự động

Bước 2: Bạn chọn References trên trình đơn thông minh của bộ MS Office 2007

Bước 3: Lựa chọn vùng chức năng tạo mục lục tự động Table of Contents..

Bước 4: Mục lục tự động được tạo trên nguyên tắc cấp độ nội dung, vì vậy, để tạo nó bạn phải lựa chọn cấp độ nội dung cho phù hợp. Ví dụ: 3 phần mở đầu, nội dung, kết luận.. bạn chọn level 1, các nội dung nhỏ hơn sẽ chọn level lớn hơn như level 2. Level

3. Phần trình bày dưới sẽ hướng dẫn chi tiết để các bạn dễ hình dung.
Để đánh dấu đề mục trong bảng mục lục, các bạn chỉ cần đặt vị trí trỏ chuột vào dòng chứa đề mục và xác định mức (level):

Các bạn thao tác tương tự với các đề mục khác, chú ý chọn level thích hợp.

Sau khi đã hoàn thành việc xác định mức độ các đề mục trong bảng mục lục các bạn di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần chèn mục lục và nhấn chọn biểu tượng Table of Contents…

Bạn có thể chọn những kiểu trình bày sẵn có(Automatic…) hoặc tùy chọn chi tiết bằng cách nhấn chọn Insert Table of Contents…

Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents

Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in
Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web
Show page numbers: Hiển thị số trang.
Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải.
Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading Tab leader:Chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang.
Show levels: Số cấp độ Heading.
Nút Show Outlining Toolbar: Cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ MS Word
Nút Options…: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số tính năng khác.

Nút Modify…: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động.

Mục lục tự động (tt)

Trường hợp trong file đã có mục lục tự động, và bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ bằng hộp thoại Style sẽ xuất hiện thông báo: “Bạn có muốn thay thế định dạng cho bảng nội dung mục lục không?”

Chọn nút Yes: Đồng ý. Ngoài font chữ của nội dung bảng mục lục thay đổi, MS Word còn tự động cập nhật lại số trang cho các đề mục.

Nhấn chọn OK trong hộp thoại Table of Contens để hoàn tất việc chèn mục lục tự động vào văn bản.

Ở tại phần mục lục này, có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang cần đến.
3. Chỉnh sửa mục lục tự động

– Tại mục lục tự động mới được tạo ra ta có thể chỉnh sửa như với mọi văn bản bình thường khác, tức là bạn có thể chọn font chữ , cỡ chữ, cách dòng, màu sắc… thích hợp theo ý của bạn.

– Trong quá trình chỉnh sửa văn bản, số trang có thể thay đổi, do vậy nếu bạn muốn cập nhật lại chỉ cần click chuột vào Update Table

Hộp thoại Update Table hiện ra với 2 lựa chọn:

Update pages numbers only: chỉ cập nhật số trang.
Update entire table: cập nhật cả số trang và nội dung mục lục

Tùy vào yêu cầu của bạn mà có lựa chọn thích hợp.

Phiên bản MS Office 2007 giao diện và chức năng hết sức rất thân thiện giúp ta thực hiện các công cụ văn phòng dễ dàng và tự nhiên. Cách tạo mục lục tự động trong phiên bản này đã được trực quan hóa. Tôi hy vọng hướng dẫn này sẽ đưa đến cho các bạn cách tạo mục lục nhanh chóng và chính xác, nâng cao hiệu suất làm việc.

Với nội dung trên có thể dài bởi chúng tôi hướng dẫn tương đối cụ thể, nhưng khi bạn đã hiểu thì công việc lại hoàn toàn đơn giản và ngắn gọn. Chúc bạn thực hiện thành công!

Hỏi : Cho em hỏi 1 cái áh, tại sao khi em làm theo hướng dẫn ở trên, phần mục lục sẽ nằm ở những trang đầu tiên và đẩy phần nội dung xuống những trang sau, dẫn tới việc cái số trang không bắt đầu từ 1 được. Có cách nào xử lý trong trường hợp này không ah? em cám ơn nhiều ạh!

Trả lời : Cái này liên quan đến việc bạn đánh số trang, mình hướng dẫn theo Word 2007 nha, giả sử bạn đánh từ trang số 3 trở đi là “Trang 1”, 2 trang đầu là Mục lục:
– Tại trang số 2: Nhấn Ctrl + Enter (hoặc Insert > Page Break)
– Tại cuối trang 2 (Mục lục): vào Page Layout > Breaks (thẻ Page Breaks) > Next page
– Tại trang số 3: Nhấn vào Header/Footer (nơi đánh số trang), chọn thẻ Design, bỏ chọn Link to previous (hoặc bỏ chọn Same as Previous tại Footer/Header)
– Tiếp tục tại trang 3 (phần Nội dung) Design > Page Numbers > Format Page Numbers > Start at 1
Phần bắt đầu Nội dung bài sẽ là Trang 1
Bây giờ bạn có thể thêm 1 số trang nữa trên Trang 1 phần Nội dung (thực chất là trang 3,4 hay 5…) thì phần Mục lục vẫn ko thay đổi số trang. Ở đây, máy sẽ hiểu số trang trong Mục lục là trang mà bạn Format.
*Lưu ý sử dụng phím Ctr+Enter khi qua trang.


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: